Учет личных вещей сотрудников в бюджетном учреждении

Гарант консалтинг – новый уровень вашей работы и успеха

Учет личных вещей сотрудников в бюджетном учреждении
17.12.2014

ВОПРОС:

Сотрудниками бюджетного учреждения в служебных целях используются личные вещи (предметы): электрочайники, стулья и другие. При увольнении сотрудник забирает свое имущество. Никакими документами до настоящего времени такое использование не оформлялось.
Необходимо ли оформлять учет имущества сотрудников (поступление, выбытие, использование)? Если да, то по какой стоимости и какими документами?

ОТВЕТ:

По общему правилу на балансе бюджетного учреждения учитываются только те материальные ценности, которые закреплены за ним на праве оперативного управления (п.п. 38, 56 Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н (далее – Инструкция N 157н)).

Материальные ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления, учитываются на забалансовых счетах в соответствии с абзацем 1 п. 332 Инструкции N 157н.

В частности, на забалансовом счете 01 “Имущество, полученное в пользование” учитываются объекты движимого и недвижимого имущества, полученные бюджетным учреждением в пользование (п. 333 Инструкции N 157н).Учреждение вправе самостоятельно решить вопрос о необходимости и формах учета личного имущества, находящегося в учреждении.

Однако в целях обеспечения сохранности данного имущества и во избежание нахождения неучтенных объектов основных средств при проведении инвентаризации или ревизии рекомендуем вести забалансовый учет имущества, принадлежащего работникам и находящегося в учреждении.

Личное имущество работников, необходимое для осуществления деятельности учреждения, может учитываться на забалансовом счете 01 “Имущество, полученное в пользование”.

Его движение (поступление, перемещение, списание) должно документироваться первичными документами установленных типовых форм или форм, самостоятельно разработанных учреждением (например актами приема-передачи, накладными, ведомостями) с соблюдением требований п. 7 Инструкции N 157н. На это имущество распространяются все требования бухгалтерского учета – документальное оформление материальной ответственности кладовщиков и иных материально ответственных лиц, проведение инвентаризаций, обеспечение надлежащих условий хранения и экономного использования и т.п.

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Таким образом, при использовании личных вещей сотрудников с последними могут быть оформлены соответствующие договоры (например договор аренды, ст. 606 ГК РФ).В том случае, когда личные вещи используются не в интересах работодателя, например бытовые электроприборы (чайники, микроволновые печи и т.п.), указанная норма не применяется, компенсирующие выплаты не производятся.

Между тем вопрос использования личного имущества в целях, не совпадающих с интересами работодателя, может быть урегулирован, например, путем оформления соответствующего заявления работником либо посредством заключения с ним договора безвозмездного пользования имуществом (п. 1 ст. 689 ГК РФ). Таким договором могут быть определены стоимость имущества, период безмездного пользования вещью или условие ее возврата по требованию собственника.

Указанные документы наряду с актом приема-передачи (или иными документами, разработанными учреждением самостоятельно и закрепленными в его учетной политике) будут являться основанием для принятия к бухгалтерскому учету личного имущества работников, при этом делается запись по дебету счета 01 “Имущество, полученное в пользование”.

В момент возврата имущества операция отражается по кредиту счета 01 “Имущество, полученное в пользование”.

Отметим, что материальные объекты нефинансовых активов, полученные учреждением в безвозмездное пользование, учитываются учреждением на забалансовом счете по стоимости, указанной (определенной) собственником имущества, а в случаях неуказания собственником стоимости – в условной оценке: один объект, один рубль.

Однако организация подобного учета, безусловно, должна быть обоснована служебной необходимостью, так как она потребует, как минимум, определенных трудозатрат работников бухгалтерии.

Иными словами, принимая решение об отражении в учете данных о личном имуществе сотрудников, следует понимать цель такого учета и руководствоваться принципом результативности и эффективности использования бюджетных средств.

Напомним, данный принцип означает, что при составлении и исполнении бюджетов участники бюджетного процесса в рамках установленных им бюджетных полномочий должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств или достижения наилучшего результата с использованием определенного бюджетом объема средств.

К сведению:
Обратите внимание, используя в деятельности учреждения личное имущество сотрудников на условиях безвозмездности, существует риск возникновения претензий со стороны налоговых органов, так как у учреждения, безусловно, возникает определенная экономическая выгода в натуральной форме, которую проверяющие могут попытаться квалифицировать в качестве внереализационного дохода. Поэтому, с точки зрения минимизации налоговых рисков, целесообразно уплачивать сотрудникам арендную плату или компенсацию, размер которой может быть определен соглашением сторон.

Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Сапетина Ирина

Контроль качества ответа:Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Монако Ольга

28 ноября 2014 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все консультации данной рубрики

Источник: http://consalting.pravovest.ru/news_open.asp?id=4504

Учет вещевого имущества в учреждении — Audit-it.ru

Учет личных вещей сотрудников в бюджетном учреждении

Заболонкова О., редактор журнала

Журнал “Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение” № 3/2021

В рамках данной статьи напомним основные моменты, связанные с организацией бюджетного учета предметов вещевого имущества. Рассмотрим ситуации, когда учредитель (вышестоящая организация) разрешает учреждениям докупать предметы вещевого имущества самостоятельно или изготавливать их своими силами.

Об особенностях бюджетного учета централизованных поставок, которые в том числе относятся к вещевому имуществу, рассказано в статье О. Фурагиной «Учет операций по централизованному снабжению».

Вещевое имущество включает множество разнообразных предметов, используемых сотрудниками, военнослужащими учреждений силовых министерств и ведомств.

Например, согласно постановлениям Правительства РФ № 835[1], 390[2] под имуществом вещевой службы понимаются вещевое имущество, полотнища боевых знамен, штандартов и вымпелов, банный инвентарь, моющие, ремонтные материалы, средства ухода за обувью, обозное имущество, оборудование (за исключением оборудования, относящегося к техническим средствам вещевой службы) и материалы для ремонта вещевого имущества и банно-прачечного обслуживания, материалы и запасные части к указанному оборудованию.

В частности, к вещевому имуществу относятся предметы форменной (военной) одежды, особой формы одежды, специальные одежда, обувь и снаряжение, защитная одежда, погоны, нашивки, знаки различия, постельное белье и постельные принадлежности, специальное и санитарно-хозяйственное имущество, палатки, брезенты, мягкие контейнеры, спортивное и альпинистское имущество и снаряжение, ткани и материалы для индивидуального пошива предметов форменной одежды, а также расходные материалы.

Вещевое имущество личного пользования – это предметы вещевого имущества, выдаваемые военнослужащим во владение и безвозмездное пользование до истечения срока носки.

К расходным материалам относятся мыло, моющие средства, ремонтные материалы, средства ухода за обувью, мочалки и туалетная бумага.

Срок носки (эксплуатации) предмета вещевого имущества устанавливается нормой снабжения и определяет период, в течение которого данный предмет должен находиться в пользовании сотрудника.

Счет бухгалтерского учета

На основании п. 99 Инструкции № 157н[3] к материальным запасам следует относить:

  • предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

  • специальную одежду и обувь, форменную одежду, вещевое имущество, одежду и обувь, а также спортивную одежду и обувь;

  • постельное белье и постельные принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, спальные мешки и т. п.), а также иной мягкий инвентарь.

Согласно п. 118 Инструкции № 157н на счете 105 05 «Мягкий инвентарь» учитываются:

  • белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.);

  • постельное белье и постельные принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, спальные мешки и т. п.);

  • одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т. п.);

  • обувь, включая спецобувь (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т. п.);

  • спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т. п.);

  • прочий мягкий инвентарь.

В целях бюджетного учета к специальной одежде относятся специальная одежда и обувь, а также предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы и др.), функционально ориентированные на охрану труда, технику безопасности, гражданскую оборону, защиту населения от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

Принятие к учету

Согласно общим правилам, установленным п. 7 СГС «Запасы»[4], материальными запасами признаются являющиеся активами материальные ценности, приобретенные (созданные) для потребления (использования) в процессе деятельности субъекта учета, в том числе для изготовления иных нефинансовых активов.

Материалы – это группа материальных запасов, к которым относятся материальные ценности, используемые в текущей деятельности субъекта учета в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости.

Принятие к бухгалтерскому учету материальных запасов, используемых в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, осуществляется с определением постоянно действующей комиссией по поступлению и выбытию активов срока их полезного использования (п. 10 СГС «Запасы»).

Единица бухгалтерского учета запасов выбирается учреждением самостоятельно (п. 8 СГС «Запасы»).

В зависимости от характера запасов, порядка их приобретения и (или) использования единицей запасов являются:

  • номенклатурная (реестровая) единица;

  • партия, однородная (реестровая) группа запасов.

При ведении бухгалтерского учета запасов по партиям, однородным (реестровым) группам учреждение организует аналитический учет запасов, обеспечивающий надлежащий контроль за их сохранностью и движением.

Принятие к бухгалтерскому учету приобретенных (полученных) предметов вещевого имущества осуществляется на основании первичных (сводных) учетных документов (п. 11 СГС «Запасы»).

Активы, относящиеся к запасам, принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости (п. 13 названного стандарта).

Согласно п. 19 СГС «Запасы», п.

102 Инструкции № 157н первоначальная стоимость предметов вещевого имущества, как и всех материальных запасов, приобретенных в результате обменных операций или созданных учреждением, определяется в сумме фактически произведенных вложений, формируемых с учетом НДС, предъявленных поставщиками (исполнителями, продавцами), кроме приобретения (создания, получения, сбора) материальных запасов, используемых для выполнения работ, оказания услуг, облагаемых НДС, которые включают:

1) цену приобретения и иные расходы, предусмотренные договором с поставщиком (исполнителем, продавцом), в том числе таможенные пошлины, невозмещаемые суммы НДС (иного налога), за вычетом полученных скидок (вычетов, премий, льгот);

2) расходы, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов, в том числе:

  • расходы на информационные и консультационные услуги, непосредственно связанные с приобретением материальных ценностей;

  • суммы вознаграждений за оказание посреднических услуг при приобретении материальных запасов;

  • расходы на заготовку материальных запасов и доставку до места их получения (использования), включая страхование доставки;

  • иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

Учреждения, осуществляющие в соответствии с решением о централизации закупочной деятельности, принятым в порядке, установленном законодательством в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, функции и полномочия по закупке материальных запасов для нужд других организаций бюджетной сферы (фактических получателей закупаемых материальных запасов), расходы по доставке до центральных (производственных) складов (баз) и (или) грузополучателей согласно установленной ими учетной политике не включают в фактически произведенные вложения в приобретаемые материальные запасы (в их первоначальную стоимость) и отражают в составе расходов, относимых на финансовый результат текущего периода.

В силу п. 21 Инструкции № 162н[5] вещевое имущество учитывается на счете 105 35 000 «Мягкий инвентарь – иное движимое имущество учреждения».

Согласно п. 11.4.5 Порядка № 209н[6] расходы на оплату договоров на приобретение мягкого инвентаря относятся на подстатью 345 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря» КОСГУ.

Предметы мягкого инвентаря маркируются ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя (п. 118 Инструкции № 157н).

Аналитический учет вещевого имущества необходимо вести по группам (видам), наименованиям, количеству в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения исходя из положений, предусмотренных отраслевыми особенностями (п. 119 Инструкции № 157н).

Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов:

  • в книге учета материальных ценностей (ф. 0504042);

  • в карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043).

Согласно Приказу Минфина РФ № 52н[7] учреждение систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (в местах хранения), а также производит сверку данных по счетам бухгалтерского учета материальных запасов с записями, которые ведут материально ответственные лица по местам хранения материальных ценностей.

О результатах проверок должны быть сделаны соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце книги учета материальных ценностей (ф. 0504042).

При ограниченном количестве наименований материальных запасов их учет можно вести в карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043).

Операции по выбытию и перемещению вещевого имущества отражаются в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071) (п. 120 Инструкции № 157н).

На основании п. 23 Инструкции № 162н приобретение вещевого имущества за плату и принятие его к учету отражаются следующими записями:

операции

Дебет

Кредит

Принятие к учету вещевого имущества по фактической (сформированной без дополнительных затрат) стоимости

1 105 35 345

1 302 34 73Х*

1 208 34 66Х*

Принятие к учету вещевого имущества в сумме фактической стоимости, сформированной при его приобретении (с учетом дополнительных затрат):

– сформирована фактическая стоимость

1 106 35 345

1 302 34 73Х*

1 208 34 66Х*

– принято к учету вещевое имущество по фактической стоимости

1 105 35 345

1 106 34 345

* По соответствующей подстатье КОСГУ.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/otrasl/a100/1030340.html%20target=

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.