Расходные документы

Содержание

Вопрос: Что такое расходные документы“?“

Расходные документы
Вопрос: Что такое “расходные документы“?Ответ: В прошлом году я зарегистрировалась в качестве предпринимателя без образования юридического лица. Но при заполнении декларации выяснилось, что не все представленные мною расходные документы могут являться основанием для подтверждения расходов.

Прошу через вашу газету разъяснить, какие расходные документы налоговые органы считают подтверждающими произведенные предпринимателем затраты, как эти документы должны быть оформлены?Действительно, с понятием “расходные документы“ сталкиваются все предприниматели.

На вопрос читательницы отвечает начальник отдела подоходного налога, удерживаемого налоговыми органами, и декларирования Госналогинспекции по Новосибирской области Виктор Петраш.

Начну с того, что объектом налогообложения у граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность, и других категорий населения, исчисление подоходного налога которых производится

налоговыми органами, является совокупный облагаемый доход (чистый доход).Облагаемый, или чистый доход определяется как разность между валовым доходом, полученным в течение календарного года (все поступления от реализации товаров, оказания услуг и другие доходы), и документально подтвержденными расходами, связанными с получением этого дохода.То есть документы, представляемые предпринимателями в налоговые органы в подтверждение своих затрат, связанных с деятельностью, часто и называют “расходными“.К ним могут относиться товарные чеки, накладные, приходные ордера, счета на оплату разного рода расходов, торгово-закупочные акты и другие документы, принятые и действующие на момент выполнения работ и свидетельствующие о фактически произведенных затратах.Эти документы в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственных операций (в натуральном и денежном выражении), наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, и их расшифровки. К документам на иностранном языке должны быть приложены нотариально заверенные переводы на русский язык. Кроме того, документы в обязательном порядке должны содержать реквизиты сторон, совершающих эти операции.Все это объясняется тем, что в последнее время в ходе проверок устанавливаются факты использования предпринимателями незаполненных бланков расходных бухгалтерских документов с печатями и реквизитами вымышленных предприятий и организаций, которые затем самостоятельно заполняются налогоплательщиками. Участились случаи, когда предприниматели предъявляют документы на произведенные расходы, не оформленные должным образом, а также выписанные фирмами, существование которых при встречных проверках не подтверждается.

В таких случаях налоговый орган вправе не принять к зачету показанные расходы и квалифицировать это как сокрытие (занижение) дохода, подлежащего налогообложению. В связи с этим предприниматели должны быть очень осторожны в выборе партнеров и ни в коем случае не

использовать заведомо недостоверные документы.Кроме того, следует отметить, что если раньше в приложении к инструкции о подоходном налоге с физических лиц N 8 содержался примерный перечень затрат, включаемых в состав расходов, связанных с предпринимательской деятельностью, которым руководствовались налоговые органы, то теперь в инструкции N 35 такого перечня нет, и в состав расходов налоговыми органами принимаются документально подтвержденные расходы, применительно к Положению о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли, утвержденному Постановлением Правительства России от 05.08.92 г. N 552.Но это не означает, что все без исключения расходы, которые включаются в себестоимость продукции у юридических лиц, будут приняты в состав расходов и у предпринимателя. В частности, в составе расходов предпринимателя не могут быть приняты расходы, которые несут предприятия в силу действующего законодательства. Например, не могут быть включены в состав расходов командировочные расходы, так как они выплачиваются только лицам, состоящим с данным работодателем в трудовых отношениях, регулируемых Кодексом законов о труде Российской Федерации, который не предусматривает права найма на работу граждан предпринимателями – физическими лицами, а также представительские расходы, расходы по обучению на платных курсах, в том числе и по профилю деятельности, и т.п.

Хотелось бы также обратить внимание на то, что отдельные предприниматели с целью подтверждения своих затрат предъявляют в налоговые органы справки, выдаваемые рынками города о среднерыночных ценах на определенные виды товаров. Эти справки не могут рассматриваться налоговыми органами как расходные документы, поскольку не отвечают вышеперечисленным требованиям по оформлению и не подтверждают факт совершения хозяйственной

операции предпринимателем.Начальник отделаподоходного налога,удерживаемого налоговыми органами,и декларирования Госналогинспекциипо Новосибирской области

В.ПЕТРАШ

Источник: https://zakon-region2.ru/3/166275/

Кассовые документы

Расходные документы

Кассовые документы – это те документы, которые кассир обязан оформлять в связи с движением наличных денег в кассе. Из этой статьи вы узнаете, какие существуют кассовые документы и их основные особенности.

К кассовым документам относятся следующие:

  • Приходный ордер;
  • Расходный ордер;
  • Журнал регистрации бумаг на поступление и расход;
  • Кассовая книга;
  • Книга, в которой учитываются выданные и полученные кассиром деньги;
  • Авансовая отчетность;
  • Расчетно-платежная ведомость;
  • Отчетность кассира-операциониста;
  • Данные о показаниях счетчиков ККМ к прибыли;
  • Журнал, который ведет кассир-операционист.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Кассовые ордера

Ордера бывают двух видов: на приход и на расход. Как не трудно догадаться по названию, приходные используются при поступлении денег, а расходные – при выдаче. Ордер составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается либо главным бухгалтером, либо уполномоченным сотрудником.

К приходнику прилагается чек, который должны подписать кассир и бухгалтер. Также, на нем должна быть проставлена печать организации. Он выдается лицу, внесшему в кассу деньги.

Более подробно о приходном ордере читайте в статье.

Более подробно о расходном ордере читайте в статье.

Регистрационный журнал документов

Кассовые бумаги по приходу и расходу должны быть учтены в специальном журнале. В нем проходят регистрацию, как ордера, так и заменяющие их документы (платежные ведомости, заявления на выдачу денежных средств и прочие). Бланк журнала можно найти в статье.

Кассовая книга

Данная книга необходима для того, чтобы учитывать выдачу денег и их поступление. Все страницы книги необходимо пронумеровать, а саму книгу прошнуровать и заверить штампом. На последней странице записывается общее количество листов книги.

Каждая страница делится на две части. Одна, имеющая горизонтальную линовку, заполняется как первый экземпляр, а другая – как второй. На обоих экземплярах проставляется одно число. Первый остается в книге, а второй является отрывным, он является отчетным кассовым документом.

Записывать кассовые операции начинают на лицевой стороне неотрываемой части после графы «остаток на начало дня». Сначала лист сгибают по отрезной линии, подкладывая отрывной лист под тот лист, который остается в книге.

Подробнее о ведении кассовой книги читайте в статье.

Книга учета денежных средств

В этой книге ведется учет выданных и полученных денежных средств. Также, применяется для учета кассовых бумаг.

Авансовая отчетность

Эта отчетность нужна для того, чтобы учитывать деньги, которые выданы на хозяйственные затраты. Этот документ оформляют работник бухгалтерии и подотчетный сотрудник в одном экземпляре.

На оборотной стороне отчета должен быть указан список документов, которые могут подтвердить, что расходы были произведены. Это могут быть различные квитанции, билеты на транспорт и так далее. Также, эти документы нужно приложить к отчету, и пронумеровать их в той последовательности, в которой они указаны в отчетности.

Расчетно-платежная ведомость

Данная ведомость оформляется при выплате зарплаты сотрудникам компании. Ее составляют бухгалтерские работники в одном экземпляре. Сотрудникам начисляют заработную плату согласно сведениям, указанным в первичных документах по учету отработанного времени.

Отчет кассира

Данную отчетность составляет кассир-операционист. Он вносит туда сведения о показаниях контрольно-кассового аппарата и выручке за день. Кассиры должны составлять такой отчет каждый день. После составления отчет подписывается и вместе со всей выручкой сдает его управляющему компании.

Если компания маленькая, кассиры сдают деньги инкассаторам. При передаче денежных средств должны быть оформлены соответствующие банковские документы.

Более полную информацию об отчете кассира можно найти в статье.

Сведения о показаниях счетчиков ККМ

Данные сведения необходимы для формирования сводной отчетности о показаниях счетчиков ККМ. Такой сводный отчет нужно составлять каждый день, он будет являться приложением к справке-отчету кассира. Его составляет старший кассир и передает бухгалтерию компании вместе со справкой-отчетом и ордерами.

Журнал кассира

В данном журнале ведется учет приходных и расходных операций по каждой ККМ. В журнале каждая страница должна быть пронумерована, а сам журнал полностью прошнурован. Делать записи в таком журнале могут только кассиры-операционисты. Записи должны быть сделаны в хронологическом порядке шариковой ручкой и без исправлений.

Советы по заполнению

  1. Если сумму необходимо указать прописью, сделать это нужно с большой буквы. Копейки пишут цифрами.
  2. Документы могут заполняться как на компьютере, так и вручную.
  3. Неверно заполненные сведения в кассовых бумагах можно корректировать. Делается это таким образом.

    Неправильную запись перечеркивают аккуратной линией. Над ней или рядом с ней делают правильную запись. Здесь же пишут «верить исправленному». Возле этой записи должны поставить свои подписи управляющий компании и главный бухгалтер.

  4. Если в документе есть помарки, описки и исправления корректором, он признается недействительным.

Сколько нужно хранить кассовые документы

В бухгалтерском и налоговом законодательстве существуют различные мнения по поводу сроков хранения кассовых документов.

В соответствии с налоговым законодательством, кассовые бумаги должны храниться в архиве компании четыре года. Бухгалтерское законодательство сообщает, что такие бумаги должны храниться, как минимум, пять лет. Министерством культуры также установлен срок хранения документов пять лет.

Таким образом, ориентируясь на максимальные сроки, кассовые бумаги должны храниться в архиве не менее пяти лет. При этом стоит учесть, что уничтожать документы можно только при условии, что за эти пять лет проводилась ревизия. Если ее не было, бумаги уничтожить нельзя даже по прошествии пяти лет.

Сроки хранения кассовых документов необходимо соблюдать, так как за их нарушение предусмотрены следующие штрафы:

  • Для ответственных за хранение сотрудников – от двух до трех тысяч рублей;
  • Для граждан – от двухсот до трехсот рублей.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/kassovye-dokumenty

Первичные документы бухгалтерского учета | Первичная документация в бухгалтерии — Контур.Бухгалтерия

Расходные документы

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным.

 Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

  • выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
  • кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

  • товарная накладная — для товаров;
  • товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
  • акт выполненных работ/оказанных услуг.

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

  • договор;
  • счёт;
  • бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
  • накладная;
  • акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату – это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа.

Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги.

При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

  • информацию о суммах денежных средств;
  • фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД. 

Выбор налогового режима повлияет на то, как будет работать интернет-магазин, что он сможет продавать, и какой доход принесет. Важно заранее учитывать все нюансы еще при планировании магазина. Чтобы выбор стал проще, разберем в статье все тонкости налоговых режимов.

, Елена Космакова

До 2021 года большинство ИП и компаний при автоперевозках применяли ЕНВД, но теперь это невозможно. В статье расскажем, когда таксистам можно применять патент или налог самозанятых, а когда придется работать на УСН или даже ОСНО.

, Елена Космакова

От системы налогообложения зависит, сколько налогов заплатит малый бизнес, сложно ли будет их рассчитывать, придется ли для этого нанимать бухгалтера или предприниматель справится сам. Расскажем, как выбрать налоговый режим, чтобы не тратить лишние деньги и время.

, Елена Космакова

Источник: https://www.B-Kontur.ru/enquiry/263

Большая Энциклопедия Нефти и Газа

Расходные документы

Cтраница 1

Расходные документы отражают отпуск материалов РЅР° производственные нужды ( изготовление продукции), РЅР° хозяйственные нужды ( содержание зданий, ремонтные работы), реализацию РЅР° сторону излишних, РЅРµ используемых РІ хозяйственной деятельности предприятия материалов. Рљ РЅРёРј относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.  [1]

Расходные документы отражаются кладовщиком или заведующим током в реестре документов на выбытие продукции.

Выдача семян на восев фиксируется лимитно-заборными картами или разовыми накладными.

После завершения сева РЅР° основании этих первичных документов составляется акт расхода семян Рё посадочного материала.  [2]

Расходные документы отражают отпуск материалов РЅР° производственные нужды ( изготовление продукции), РЅР° хозяйственные нужды ( содержание зданий, ремонтные работы), реализацию РЅР° сторону излишних, РЅРµ используемых РІ хозяйственной деятельности организации материалов. Рљ РЅРёРј относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.  [3]

Расходные документы делятся РЅР° накопительные Рё разовые.  [5]

Расходным документом, оформляющим отпуск материала СЃРѕ склада, чаще всего служит требование.  [6]

Расходным документом может служить также акт ревизии, если обнаружена недостача материала, или акт переоценки, если цена РЅР° материал меняется. Р’ последнем случае документ находит СЃРІРѕРµ отражение РІ денежном учете, РЅРµ затрагивая учета РІ натуральном выражении.  [7]

Расходными документами по подотчетным суммам, использованным на операционные и административно-хозяйственные нужды, могут быть квитанции, кассовые ордера, заверенные расписки, счета, акты и т.п.

Если платеж произведен Р·Р° приобретенные материальные ценности, Рє документу РЅР° выплату денег прилагается приемная квитанция ( накладная) материально ответственного лица, получившего ценности, или же это лицо расписывается РІ РёС… получении непосредственно РІ документе. Денежные средства РЅР° приобретение горюче-смазочных материалов ( ГСМ) выдаются РІ подотчет, как правило, водителям для служебных разъездов. Р’ таких случаях Рє авансовому отчету прилагаются путевые листы, РІ которых имеются отметки Рѕ пробеге автомобиля. РќР° приобретение ГСМ водители получают РѕС‚ стационарной РђР—РЎ кассовые чеки, РѕС‚ передвижных РђР—РЎ – товарные чеки.  [8] РўРѕРіРґР° расходные документы РЅР° отпуск материалов РЅРµ оформляются. Операция производится РЅР° основании лимитных карт, которые выписываются РІ РѕРґРЅРѕРј экземпляре.  [9]

Р’ расходных документах делается отметка Р·Р° РїРѕРґРїРёСЃСЊСЋ председателя инвентаризационной РєРѕРјРёСЃСЃРёРё или РїРѕ его поручению члена РєРѕРјРёСЃСЃРёРё.  [10]

Р’ расходных документах записи те же: РІРёРґС‹ Рё количество израсходованных ценностей, направления расхода, его итог ( причем это может быть общий итог Рё итоги РїРѕ видам продуктов), РёРјСЏ контролера.  [11]

РџРѕ данным расходных документов Рё указанной выше СЃРІРѕРґРЅРѕР№ ведомости составляют машинограмму – ведомость расхода материалов РїРѕ корреспондирующим счетам.

Р’ ней РїРѕ каждому РІРёРґСѓ израсходованных материалов РІ разрезе шифров затрат отражают РёС… стоимость РїРѕ учетным ценам, коэффициент отклонений Рё СЃСѓРјРјСѓ отклонений, приходящуюся РЅР° израсходованные материалы.  [12]

РќР° основании расходных документов РїРѕ каждой РіСЂСѓРїРїРµ Рё каждому номенклатурному номеру определяется количество Рё стоимость отпущенных материалов Р·Р° отчетный период СЃ данного склада. Для расчета используются те же формулы, что Рё для определения количества Рё стоимости поступивших материалов.  [13]

РџРѕ данным расходных документов Рё указанной выше СЃРІРѕРґРЅРѕР№ ведомости составляют машинограмму – ведомость расхода материалов РїРѕ корреспондирующим счетам.

Р’ ней РїРѕ каждому РІРёРґСѓ израсходованных материалов РІ разрезе шифров затрат отражают РёС… стоимость РїРѕ учетным ценам, коэффициент отклонений Рё СЃСѓРјРјСѓ отклонений, приходящуюся РЅР° израсходованные материалы.  [14] Далее РїРѕ расходным документам определяют количество выданных РІ проверяемом периоде материальных ценностей.

После этого остатки ценностей по наименованиям, видам и нормам, которые были в наличии на начало проверяемого периода, складывают с приходом и вычитают расход.

Полученный результат является документальным остатком на конец ревизуемого периода. Он должен совпадать с остатком по данным бухгалтерского учета.

Расхождения свидетельствуют о нарушениях в учете.

РџСЂРё определении названий Рё количества неоприходованных либо необоснованно списанных РІ расход ценностей руководствуются данными инвентаризации Рё результатами проверки РїСЂРёС…РѕРґР° Рё расхода материальных ценностей.  [15]

Страницы:      1    2    3    4

Источник: https://www.ngpedia.ru/id10970p1.html

Расходная накладная: что это такое и чем отличается от ТН — образец заполнения, пример, форма, шаблоны

Расходные документы

В процессе работы хозяйственные субъекты совершают и регистрируют множество операций. Свидетельством этого выступают многочисленные документы. Одним из них является расходная накладная.

Обязанность по ее оформлению регламентируется законом, так как это первичная документация. Она предназначается и для отчетности в контролирующих органах. Все проводимые операции отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте.

Потому знание процессуальных аспектов для составления подобных бумаг должно быть у каждого ответственного в этом вопросе лица.

Для чего используют

Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя – приходные.

Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц.

Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам.

Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.

Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.

Кто должен оформлять документ

Составлением занимается уполномоченное лицо. Зачастую это сотрудник бухгалтерии. Как именно будет именоваться должность не столь важно. Главное, чтобы человек имел знания и полномочия в рамках своей деятельности на это. Также эти обязанности делегируются работникам склада (кладовщики и менеджеры), завхозам и пр.

Со всеми такими сотрудниками у работодателя должны иметься подписанные соглашения об ответственности, доверенности. То есть это материально ответственная кадровая единица. При использовании некорректной РН стоимостные обозначения указанных в ней ТМЦ исключаются из перечня валовых расходов при проверке государственными органами.

Это приводит к назначению лишних штрафных санкций и налогообложению.

Заниматься этим может и непосредственно руководитель. Тогда ему не потребуется оформление дополнительных соглашений и договоренностей со своими подчиненными.

Образец заполнения расходной накладной

Она необязательно должна быть оформлена на А4. Если в ней содержится мало сведений, то достаточно листа и гораздо меньшего формата (А5, А6). Единой обязательной формы не существует, но составление регламентируется общими принципами деловой переписки и ведения первичного учета для фиксации хозяйственных операций.

Посередине указывается название документа с нумерацией и датировкой.

Затем по тексту;

  1. Инфосправка о грузополучателе и грузоотправителе.
  2. Прописывается основание для отпуска.
  3. Вставляется табличка с: № п/п, наименование ТМЦ, ед.изм, кол-во, цена и обобщенная сумма (ее можно сделать в Word или Excel).
  4. Сведения из таблицы подытоживаются: сколько и на какой суммарный итог было отпущено товара.
  5. Затем идут подписи тех, кто одобрил операцию (директор), фактически совершил выдачу (кладовщик), принял имущество на время (водитель).

Если компания использует самостоятельно выдуманный образчик, то ознакомление с примерами в заполненном виде помогает лучше понять целесообразность включения той или иной информации. Возможность ее сокращения или расширения содержания при необходимости. Образец заполнения расходной накладной допустимо скачивать в свободном доступе.

Оформление документа

Выпуск осуществляется в количестве 2х идентичных копий. Один нужен реализующей стороне, а второй принимающей (и выкупаемой). РН разделяется на три принципиальных информационных блока.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята!

Подробная или более объемная версия содержит следующие данные:

  1. Номер документа и дата его составления. Название организации-отправителя и компании-получателя (в том случае, если один из них является физическим лицом или индивидуальным предпринимателем, указывается его Ф. И. О.). Если если между взаимодействующими сторонами существует какая-либо доверенность, то она также прописывается в этой части.
  2. Эта часть, как правило, формируется в табличном виде и содержит подробную информацию об отпускаемых ТМЦ: наименование, количество штук, стоимость и т.д. Размер таблицы зависит от того, как много параметров в ней указано. Дополнительно можно прописать условия хранения, упаковку и иные сведения.
  3. Заключительная глава бланка включает в себя общую стоимость и количество товарных единиц. Все эти данные берутся из таблицы предыдущей части.

Важно помнить о том, что на всех экземплярах документации должны быть настоящие подписи материально ответственных лиц, которые участвуют в процессе.

Для чего она нужна расходная накладная

При соблюдении принципов формулировки, использования, учета гарантируется отсутствие убытков (по документам).

Как в процессе функционирования субъекта, так и после итоговых проверок и подведения итогов за определенный временной период. Она требуется для акта по передаче ценностей.

И необязательно в виде их продажи приобретателям. Хотя и эта ситуация действительно допустима. Тогда есть прямое сходство с товарным документом.

Взаимоотношения между продавцами и покупателями (неважно это юрлица или ИП) реализуются с безусловным оформлением обсуждаемых РН. Занимается этим в описываемом случае сторона, получающая финансовую прибыль.

После заполнения происходит подпись сначала поставщиком, а затем получателем. Именно представленная бумага будет в будущем служить основанием для формирования бухгалтерской отчетности. В том числе и акта списания отданной в распоряжение клиентуры продукции.

Расходная накладная — это документ на расход и приход в описываемых обстоятельствах.

Но универсальный характер рассматриваемой здесь бумаги выражается в разрешении применять ее даже при отдаче ТМЦ в пределах одной организации, то есть на рабочие цели (между отделами, структурами и сотрудниками). Так фиксируется выдача со склада без оплаты.

Нормативная база

Российские законы регламентируют документооборот таких «расходников» в общих чертах. На заметку можно взять письмо Комитета по торговле №1-794/32-5 от 96 г. Здесь в п.2.1.

2 говорится о передвижении товаров от продавцов к покупателям, что сопровождается соответствующей документацией. В п.2.1.

9 утверждается, что обсуждаемая РН востребована и для самого приобретателя при возвращении выкупленного из-за его несоответствия заявленным характеристикам, количеству или качеству. В п.2.2.4 определяется потребность в ней при выдаче продукции работникам того же предприятия.

Правила формулирования первичных документов регулирует Госкомстат. Но с 2013 года по ФЗ №402 (обновившем закон №129 «О бухучете») применение типовых формуляров стало рекомендацией.

То есть хозяйственные субъекты могут разработать собственные образчики. Но их следует утвердить внутриорганизационно.

Многим компаниям проще использовать придуманные ранее на государственном уровне бланки ТОРГ-12 и ТОРГ-14.

То есть законодательная база устанавливает 3 основных типа обсуждаемых «расходников»:

  • документация для оформления передачи товара от поставщика к потребителю либо при возникновении претензий;
  • для подтверждения перехода ТМЦ в распоряжение клиента, наделяемого при этом правом их последующей перепродажи;
  • для отражения процесса выдачи со склада ценностей в рамках предприятия и для продолжения его стабильной работы.

Порядок формирования

В физическом (бумажном) варианте создать расходную накладную по шаблону не составляет большого труда. Но в профессиональной бухсреде популярны программные версии 1С. Актуализируется вопрос, как провести эту работу в программе.

Пример пошаговой инструкции для создания нужного документа в 1С 8.2:

  1. Открываем главное меню и отмечаем раздел «продажа».
  2. Выбираем пункт «Реализация товаров и услуг».
  3. Дальше отмечаем тип операции и вписываем оставшиеся данные: информация о получателе, месте отгрузки и договоре поставок.
  4. Следующая после этого табличка пополняется информацией о реализуемых имущественных ценностях (с количеством) и номенклатуре. Расчет будет произведен автоматом.
  5. Указываем дополнительные сведения при необходимости.
  6. Далее кликаем по кнопке «записать».
  7. Остается воспользоваться опцией распечатки.

Сохранение отражается в соответствующем журнале.

Для максимальной оптимизации различных рутинных операций и процессов компании можно подобрать софт от «Клеверенс». Подходящее решение для бизнеса вы найдете у нас на сайте.

Например, такой софт как «Склад 15» поможет автоматизировать рутинные складские операции — приход, подбор заказа, инвентаризация, работа с ячейками и т. д.

Используется совместно с терминалами сбора данных, где есть встроенные сканеры штрихкода.

Унифицированный образец бланка расходной накладной

Подходящие формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 содержат все нужные реквизиты. Но предприятия наделяются правом сокращать или дополнять унифицированный формуляр по своему желанию. Тогда образчик подлежит утверждению руководством и можно применить его в качестве официальной первичной документации.

Проследите, чтобы здесь имелось:

  • полные сведения о продавце и покупателе;
  • виды товара с указанием важнейших сведений;
  • итоговый результат сделки;
  • перечисление ответственных лиц по ней;
  • печати организаций (рекомендация).

Преимущества использования ТОРГ-12 многочисленны. Формуляр привычен и понятен, отвечает требованиям нормативных актов. Четко отображает факт получения или отгрузки ТМЦ за денежное вознаграждение. Служит обоснованием принятия НДС и подтверждает истечение гарантийного срока.

ТОРГ-14 также помогает отпускать товар материально ответственным персоналом. По окончании рабочей смены реализатор сдает текущую выручку в кассу. Сюда включаются сведения о ее размере и об остатках нереализованных товарных единиц.

Как заполнить документ: алгоритм

Можно использовать заполненный бланк расходной накладной для примера.

Стоит учесть:

  1. Делается в двух экземплярах для обоих фигурантов.
  2. Подписание представителями сопровождается расшифровкой.
  3. При осуществлении по РН выдачи ТМЦ нужно указывать основание.

Эта бумага обычно составляется раньше, чем доверенность на получение товара. Поэтому сначала прописываются реквизиты по договору поставки. А при доставке продукции сюда вписываются и новые сведения.

Если прикладываются дополнительная документация, то в первичном документе имеется на это указание.

При прописывании номера самой расходной накладной и даты ее создания, последняя должна совпасть с моментом отгрузки, если не было других договоренностей между заказчиком и поставщиком.

Заблаговременное составление (то есть задним числом) не возбраняется для простановки всех заключительных и недостающих сведений в момент сделки. Чаще всего РН в организации формируются по окончании смены отвечающих за это работников или по итогам операционного дня.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята.

Лица, подписавшие бумагу, несут ответственность даже в рамках уголовного законодательства. Например, при хищениях или краже злоумышленниками. Поэтому стоит отслеживать наличие всех пунктов (в том числе и росписей). Заполнить расходную накладную по онлайн-образцу несложно. Всплывает вопрос о дальнейших шагах при получении РН.

Хранение и принятие к учету

Оформлять и сохранять бумаги можно в двух вариантах: электронном и физическом. В первом случае это архивирование документов. Причем архив может быть по текущим операциям или проведенным несколько лет назад. Для удобства последний складируется отдельно, а первый находится под рукой.

Срок хранения бухгалтера начинают отсчитывать по окончании отчетного промежутка времени. Для его определения стоит обратиться к ст. 17 ФЗ 402. При инициировании судебных разбирательств по поводу начисления налогов и штрафов по обязательствам с двух сторон документация сохраняется до тех пор, пока суд не вынесет окончательное решение.

Оформление оприходования накладных, полученных покупателями, происходит с помощью проставления штампа и перенесения данных в бухгалтерские журналы, книги. Поступающие товары приходуются в завершающий день их приемки по таким признакам, как количество и качество.

Как осуществлять хранение распечатанных оригиналов это проблематика для частного решения. Зачастую применяют технику раскладки в хронологическом формате по месяцам. Прошедший период можно прошить (например, годовой). Необходимости повышенных мер безопасности здесь нет. То есть использование сейфов нецелесообразно.

Разница форм расходной и товарной накладной

Оформление товарной документации происходит до отправки заказа покупателем, но оформляется на месте. Это позволяет зарезервировать ТМЦ до приезда такого приобретателя, так как ТН подтверждает факт поставки заказанной продукции.

Здесь прописывается: название (вид) товара, его цена, количество и обобщенная стоимость, реквизиты обеих сторон, наименование должностей и подписи причастных лиц, печати предприятий. Оформление также происходит в двух экземплярах.

Общим признаком рассматриваемых документов выступает то, что они сопровождают передвижение имущества от одного пункта до другого. Они являются частью бухгалтерского учета, но при этом далеко не идентичны.

РН отличается тем, что может эксплуатироваться для внутреннего перемещения ценностей (между работниками и структурными подразделениями).

А упомянутая здесь «альтернатива» применима исключительно при реализации ТМЦ сторонним приобретателям.

Мы рассмотрели, что такое расходная накладная и для чего она нужна. Главный вывод заключается в том, что документ крайне удобен для использования в различных ситуациях, чем подтверждает свою универсальность.

Разрешается применять для формирования документации стандартизированные формуляры или придумывать собственные.

Но они должны соответствовать правилам делового документооборота и в целях защиты интересов обеих сторон обязательно содержать некоторые информационные разделы.
Количество показов: 4538

Источник: https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/raskhodnaya-nakladnaya-chto-eto-takoe-i-chem-otlichaetsya-ot-tn-obrazets-zapolneniya-primer-forma-sh/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.