Правила заполнения кассовых ордеров

Содержание

Приходные и расходные кассовые ордера: порядок оформления, правила заполнения и образец

Правила заполнения кассовых ордеров

Приходные и расходные кассовые ордера выступают в качестве первичных документов. Они подтверждают финансовые операции, связанные с выдачей и приемом денежных средств. Оформление приходных и расходных кассовых ордеров производится по определенным правилам. Рассмотрим основные предписания.

Расходный и приходный кассовый ордер: бланк

При получении наличности операционист вносит соответствующие сведения в форму КО-1, а при выдаче – КО-2.

Заполнение приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется так, чтобы специалисты, проверяющие документы, смогли четко понять их содержание. В бумаги вносятся все обязательные реквизиты.

В приходные и расходные кассовые ордера вписывается основание, по которым они составляются. В них также приводится перечень прилагаемых (сопроводительных) документов.

Нюансы

Приходные и расходные кассовые ордера подписываются ответственным сотрудником непосредственно после совершения соответствующей операции. Документы, приложенные к ним, должны быть погашены штампом либо отметкой “Оплачено”.

При этом в обязательном порядке проставляется дата во избежание повторного использования бумаг.

Согласно действующим правилам в приходные и расходные кассовые ордера не допускается вносить никаких исправлений, даже если они оговорены.

Форма КО-1

Заполнять приходный ордер нужно в одном экземпляре. Форма состоит из 2 разделов. Первый – непосредственно приходный ордер, а второй – отрывной листок – квитанция. Последняя выдается лицу, внесшему средства. В строке “Основание” указывается содержание выполненной операции. К примеру, это может быть “оплата счета № 321 от 1.02.2017 г.”.

В поле “В том числе” приводится величина НДС. Сумма указывается цифрами. Если налог не предусмотрен, то следует написать “Без НДС”. В поле “Приложение” перечисляются документы, которыми сопровождается ордер. Корреспондирующий счет ставится в зависимости от источника средств.

Код подразделения указывают операционисты обособленных структурных отделений предприятия. Ячейка “Дебет” должна содержать счет кассы в соответствии с планом. Нумерация документов сквозная, устанавливается на один год. В форме не должно присутствовать номеров, записанных не по порядку, или задвоенных кодов.

Обязательным реквизитом считается ОКПО. Сведения указываются в соответствии со справкой, выданной органом госстатистики. Название организации указывается в том же виде, в котором оно присутствует в учредительной документации. Если на предприятии утверждены коды аналитики, в ордере необходимо их указать.

На документе присутствует ячейка “целевое назначение”. Она заполняется только некоммерческими предприятиями с соответствующим финансированием.

Приходный ордер визируется в бухгалтерии. Если уполномоченные на визирование документа специалисты отсутствуют, то это делает руководитель предприятия.

Директор организации своим распоряжением может возложить обязанность по подписанию ордеров на другого сотрудника. При этом его кандидатуру руководитель должен согласовать с главным бухгалтером.

Если директор предприятия самостоятельно проводит финансовые операции, то приходные, расходные кассовые ордера, кассовая книга составляются и подписываются им же.

Проставление печати

Оттиск должен располагаться на части формы с отметкой “М. П.” и захватывать квитанцию. Законодательство не предусматривает специальных правил по проставлению печати. На практике принято располагать 60 % от него на основной части, а 40 % – на квитанции.

Некоторые рекомендации приводятся в постановлении Госкомстата № 88 от 18.08.1998 г. Законодательство также не устанавливает конкретный перечень реквизитов, которые должны размещаться на печати операциониста.

Целесообразно включать в штамп сведения, которые ранее считались обязательными:

  1. Наименование предприятия (полное и на русском языке), организационно-правовой тип.
  2. Местонахождение.
  3. Регистрационный номер.

Документ на выдачу средств

Расходный ордер также оформляется в одном экземпляре. При выдаче средств сотруднику под отчет форму следует составлять в соответствии с его письменным заявлением. Оно может быть в свободной форме. Заявление должно подписываться руководителем предприятия. В нем указывается:

  1. Сумма к выдаче.
  2. Срок.
  3. Дата.

документа

В поле “Основание” указывается выполненная операция. К примеру, это может быть “возврат перерасхода по отчету № 123 от 02.03.2017 г.”. В поле “Приложение” указываются первичные и прочие документы. При этом приводятся их номера и даты составления. В качестве приложений могут выступать заявки на выдачу средств, счета и так далее. Правила оформления ф.

КО-2 предусматриваются в Методических рекомендациях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88. Не допускается вносить никакие исправления в расходный ордер. Документ также подписывается главным бухгалтером, руководителем или иным лицом, уполномоченным им.

Предприниматели, которые ведут учет затрат и доходов либо физических показателей, согласно налоговому законодательству, могут не оформлять расходные ордера.

Действия операциониста

При выдаче средств по расходным ордерам кассир должен проверить:

  1. Наличие обязательных подписей и их соответствие образцам.
  2. Равенство сумм, указанных прописью и цифрами.
  3. Наличие документов, приведенных в форме.
  4. Соответствие Ф.И.О. в ордере сведениям, предоставленным получателем.

После этого операционист готовит необходимую сумму, передает платежный документ принимающему их лицу. В ордере получатель должен указать количество рублей (прописью) и копеек (цифрами). Лицо также ставит свою подпись и дату. Операционист должен пересчитать приготовленные деньги.

При этом получатель должен видеть, как кассир это делает. Принявший средства субъект также пересчитывает их под наблюдением операциониста. Если этого сделано не будет, впоследствии получатель не может предъявить кассиру претензии по выданной сумме.

После этого операционист должен подписать платежный документ.

Важные моменты

Кассир выдает средства исключительно тому лицу, сведения о котором указаны в ордере. Последний предъявляет документ, подтверждающий его личность. Если выдача производится по доверенности, необходимо проверить соответствие Ф.И.О.

получателя, приведенные в ордере, сведениям о представляемом лице. Документ, подтверждающий полномочия фактического получателя, прилагается к платежной форме. Если по доверенности будет осуществляться несколько выплат или в разных организациях, к ордеру прикладывается копия.

Оригинал должен остаться у операциониста, совершившего последнюю выдачу.

Учет приходных, расходных кассовых ордеров

На предприятиях, составляющих рассмотренные выше документы, должен обеспечиваться контроль операций с денежными средствами. Для этого необходимо вести журнал приходно-расходных кассовых ордеров.

В нем фиксируются реквизиты платежных форм перед их передачей операционисту. Ордера, оформленные на ведомостях на выдачу з/п и прочих аналогичных сумм, вносятся в книгу после предоставления средств получателям.

Соответствующее правило закреплено в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88.

На практике часто возникает вопрос: на какой период необходимо открывать журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров? Стоит отметить, что законодательство не предусматривает каких-либо ограничений по срокам. В этой связи вопросы, касающиеся периода использования журнала, бухгалтер решает самостоятельно. Открыть книгу можно на год, месяц, квартал. При принятии соответствующего решения следует учитывать число операций.

К предприятиям, не выполняющим предписания по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами. В их числе – президентский Указ № 840 от 25.07.2003 г. В 15-й главе КоАП предусматривается статья 15.1.

Она фиксирует меры ответственности за нарушение правил работы с наличностью и порядка осуществления кассовых операций.

В случае превышения размеров сумм, предназначенных для расчета с контрагентами, неоприходования (частичного или полного) поступивших средств, несоблюдения предписаний по хранению свободных денег сверх лимитов предусматривается административный штраф: 40-50 МРОТ – для должностных лиц, 400-500 МРОТ – для организаций.

Заключение

Оформление ордеров – задача весьма ответственная. Как выше было сказано, в документах не допускаются исправления, ошибки и помарки.

Операционист, ответственный за их составление, должен помнить, что ордер – форма строгой отчетности. Поэтому не следует допускать порчи документов.

В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов заполненный ордер будет считаться недействительным.

Источник: https://FB.ru/article/299923/prihodnyie-i-rashodnyie-kassovyie-ordera-poryadok-oformleniya-pravila-zapolneniya-i-obrazets

Форма КО-1 | Скачать образец ПКО 2021

Правила заполнения кассовых ордеров

Приходный ордер – это унифицированный бланк, который заполняется по факту поступления наличных денег в кассу организации (ИП).

Компания обязана оформить ПКО в следующих случаях:

  1. Внесение средств в уставный капитал;
  2. Возврат неиспользованных сумм подотчетных средств;
  3. Возмещение ущерба сотрудником;
  4. Реализация имущества, принадлежащего компании;
  5. Возврат или поступление заемных средств;
  6. Поступление денег со счета компании;
  7. Приход наличной выручки от хозяйственной деятельности (на конец рабочего дня заполняется один ПКО на всю сумму выручки).

Индивидуальные предприниматели оформлять ПКО, как и другие бланки кассовой дисциплины (например: РКО, кассовую книгу и пр.), не обязаны, но могут применять такие документы по собственной инициативе в целях учета и контроля за перемещением и расходованием наличных средств.

Порядок и способы оформления ПКО

Унифицированный бланк ордера (№ КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.

Документ состоит из двух частей: приходный кассовый ордер и квитанция к ПКО.

Ордер выписывается в одном экземпляре. Нумерация производится по порядку в хронологической последовательности, датой отсчета является 1 января каждого нового года.

Лицом, в обязанности которого входит заполнение приходного ордера, может являться:

  • сотрудник организации (кассир, бухгалтер и др.), назначенный распоряжением руководителя компании;
  • главный бухгалтер;
  • руководитель (если в штате компании нет главного бухгалтера или бухгалтера).

Подписывают ПКО: главный бухгалтер (бухгалтер или директор) и кассир.

Если руководитель организации (ИП) единолично проводит кассовые операции и оформляет первичную документацию, на ПКО ставится только подпись руководителя (ИП).

Оформление бланка производится:

1) Ручным способом.

2) На компьютере с последующей распечаткой:

  • в текстовом или табличном редакторе;
  • с помощью специализированных программ и онлайн-сервисов.

3) В электронном виде. При таком способе документооборота кассовые бланки должны быть заверены квалифицированной электронной подписью.

Исправления и помарки при заполнении ПКО категорически не допускаются!

Квитанция к ордеру заполняется одновременно с ПКО, подписывается и заверяется печатью.

Для проставления оттиска печати могут быть использованы:

1) Основная круглая печать организации.

Следует отметить, что с момента вступления в силу закона от 06.04.2015 №82-ФЗ организации имеют право отказаться от использования круглой печати.

2) Простые (вспомогательные) печати и штампы, находящиеся у работников фирмы, ответственных за их сохранность и использование.

Оттиск печати должен располагаться целиком на квитанции и не заходить на сам приходный ордер.

Кассир, получивший заполненный бланк из бухгалтерии, обязан:

  • сверить все данные ордера;
  • проверить документ на отсутствие помарок и исправлений;
  • удостовериться в подлинности подписи главного бухгалтера (или другого ответственного лица);
  • проверить наличие указанных приложений.

Если все правила соблюдены, кассир принимает деньги. Прилагающиеся к ордеру документы следует погасить штампом или сделать надпись от руки: «Получено» («Оплачено») с указанием даты.

Оформленный ПКО остается в организации и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги), а квитанция передается лицу, сдавшему наличность.

Сведения об ордере вносятся в журнал регистрации ордеров (№ КО-3). Запись о принятых денежных средствах отражается в кассовой книге компании.

Инструкция: как заполнить приходный кассовый ордер

Унифицированная форма заполняется следующим образом:

  1. В поле «Организация» указывается полное название компании в соответствии с учредительными документами.
  2. В окне «по ОКПО», указывается соответствующий код согласно уведомлению Росстата.
  3. Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений и только в ситуациях, когда деньги сдает сотрудник представительства.
  4. Далее заполняются порядковый номер бланка и текущая дата.
  5. В ячейках «Дебет» и «Кредит» указываются номера счетов бухучета или коды (если компания использует кодирование).

ИП эти ячейки не заполняют.

Операции по приходу наличности в организацию отражаются по дебету счета 50 (также следует указать субсчет в соответствии с рабочим планом счетов фирмы).

По кредиту записывается корреспондирующий счет – источник прихода денежной наличности, например:

  • 51 (52) – приход наличных денег с банковского счета фирмы;
  • 60 – поставщик вернул аванс;
  • 62 (76) – поступили деньги от заказчиков и покупателей;
  • 66 (67) – получены заемные средства;
  • 73-1 (2) – сотрудник возместил материальный ущерб;
  • 75-1 – собственник внес долю в уставный капитал;
  • 90-1 – поступила выручка от реализации продукции (услуг, работ).
  1. «Код структурного подразделения» заполняется при наличии кода у подразделения, на которое оформляется ордер.
  2. «Код аналитического учета» – вносится код аналитики корреспондирующего счета (если такие коды в организации предусмотрены).
  3. В ячейку «Сумма» записывается полученная сумма наличных денег в числовом выражении.
  4. Ячейка «Код целевого назначения» заполняется, если компания использует систему кодирования.
  5. В строку «Принято от» записываются Ф.И.О. работника компании. При расчетах между контрагентами указывается название фирмы и Ф.И.О. сотрудника, который передал деньги, при этом используется предлог «через». Например: ООО «Меридиан» через Иванова К.М.
  1. В строку «Основание» заносится содержание операции.
  2. В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма поступивших средств, при этом копейки указываются цифрами.
  3. В строке «В том числе» записывается ставка и сумма НДС. Если операция не подлежит обложению НДС, указывается: «Без НДС».
  4. В поле «Приложение» перечисляются наименования, номера и даты прилагаемых документов.

При заполнении вручную бланков, изготовленных типографским способом, следует поставить прочерки в пустых ячейках. Также после внесения суммы прописью нужно обязательно прочеркнуть пустое место в строке, во избежание фальсификации документа.

Квитанция ПКО содержит сведения, идентичные данным приходного ордера.

Штрафы за отсутствие ПКО и сроки хранения бланка

За отсутствие первичных документов (грубое нарушение правил учета) инспекторы могут оштрафовать компанию по ст. 120 НК РФ:

  • На 10 000 – 30 000 рублей;
  • Или на 20% от неуплаченной суммы при занижении налоговой базы, но не менее 40 000 рублей.

Санкции за неправильное оформление ПКО не установлены, но бланк, заполненный с ошибками, могут приравнять к отсутствию документа.

Отсутствие квитанции ПКО у контрагента может привести к отказу инспекторов признать расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль (единого налога при УСН). В такой ситуации контрагент понесет дополнительные расходы по уплате налога, штрафа и пеней.

Организация обязана хранить первичную документацию, в состав которой включается и приходный кассовый ордер, на протяжении 5 лет после окончания отчетного года.

Читайте более подробно: Форма КО-1

Источник: https://nalog-spravka.ru/prixodnyj-kassovyj-order-ko-1.html

Как заполнять приходный кассовый ордер в 2018 году – инструкция с образцом

Правила заполнения кассовых ордеров

Бланк Приходного ордера (ПКО) по форме КО-1

• Скачать актуальный бланк КО-1 (формат Excel), а также в формате Word.

• Скачать образец заполнения КО-1.

Приходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.

Обычно приходный кассовый ордер (на основании Z-отчёта, бланков строгой отчётности (БСО), товарных чеков, а также иных документов, приравненных к кассовому чеку) оформляется в конце дня на общую сумму принятых за весь день денег.

Что касается вопроса оформления отдельного ПКО по какой-то определённой денежной операции (например, при получении денег от юридического лица), то это остаётся на усмотрение самой организации. То есть строгой обязанности в этом плане нет, акцент ставится на том, как вам будет удобно вести учётную политику.

Приходник состоит из 2-х частей:

  1. Сам приходный кассовый ордер
  2. Отрывная квитанция к ПКО

ПКО оформляется в одном экземпляре. Его подписывает кассир, а также главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — лицо, их заменяющее, например, руководитель организации или ИП).

Отрывная квитанция подписывается этими же лицами (главный бухгалтер и кассир), заверяется печатью и передаётся человеку, сдавшему деньги в кассу. Печать должна стоять только на квитанции. Очень популярно мнение, что печать должна краешком «заезжать» на ПКО. Такое и правда практикуется, но это является нарушением правил заполнения кассовых документов.

Оформленный ПКО остаётся в кассе. Но перед этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Исправления и помарки в ПКО категорически не допускаются!

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

Строка  «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если ПКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер ПКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». ПКО составляется в день поступления денег в кассу! И никак иначе.  Дата указывается в формате —  ДД.ММ.ГГГГ.  Например, 02.06.2017.

Графа «Дебет». Указывается номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства.  Обычно это счет 50 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «КРЕДИТ». ИП его не заполняют.

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается ПКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета (субсчёта)  источника поступления денежных средств согласно плану счетов бухучёта, например:

• 51 – поступление денежных средств с расчётных счетов организации

• 62 – поступление денежных средств от покупателей и заказчиков

• 71 – возврат денег от подотчётных лиц

• 75-1 – внесение учредителями денежных средств в уставной капитал

• 90-1 — выручка

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, поступивших в кассу.

Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования поступивших денежных средств (обычно при целевом финансировании). Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Принято от». Указывается:

— ФИО физлица в родительном падеже – если деньги принимаются от работника организации.

— «Наименование организации» через «ФИО» (см. образец ниже) — если деньги принимаются от работника сторонней организации.

Строка «Основание». Прописывается основание поступления денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Оплата по договору №31 от 22.10.2015»; «Возврат остатка подотчётных сумм».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «В том числе». Указывается сумма и ставка НДС. Если в финансовой операции не предусмотрен налог на добавленную стоимость, то ставим прочерк, либо делаем запись «Без НДС».

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы (при наличии).

Отрывная квитанция. В ней дублируются данные из ПКО.

Внесение денег в уставной капитал

Источник: https://ip-spravka.ru/kassovaya-disciplina/prixodnyj-kassovyj-order/

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Правила заполнения кассовых ордеров

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: http://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Заполнение кассовой книги: правила оформления, инструкция, возможные ошибки и примеры

Правила заполнения кассовых ордеров

  • 31 Августа, 2019
  • Бухгалтерия
  • Марина Лобачева

Для ведения учета наличных средств в компаниях используется кассовая книга. Она применяется как фирмами, так и частными предпринимателями.

С ее помощью значительно упрощается процедура составления разной бухгалтерской отчетности. Заполнение кассовой книги осуществляется назначенным ответственным специалистом, который наделяется соответствующими полномочиями на основании приказа руководителя фирмы.

Обычно он представлен работником бухгалтерии, но некоторые ИП самостоятельно выполняют данный процесс.

Понятие документа

Данная книга представлена финансовой документацией, с помощью которой учитывается движение наличности в компании или у ИП. В ней фиксируется выдача денег или принятие средств.

Ее листы содержат таблицы, которые заполняются в течение каждого рабочего дня при совершении разных финансовых операций.

Для чего нужна кассовая книга?

На основании сведений, содержащихся в этом документе, контролируется финансовое состояние любой компании. Он может использоваться даже налоговиками, занимающимися проверкой компании. Дополнительно книга полезна для руководителя любой фирмы, так как с ее помощью можно легко понять, сколько денег получает компания, а также какое количество средств тратится на те или иные цели.

Кассовая книга является обязательной документацией, причем она представлена в каждой фирме в единственном экземпляре. По закону не допускается ведение сразу нескольких книг, содержащих разные данные.

Кто занимается ведением?

Заполнение кассовой книги может осуществляться от руки или с помощью компьютера. Занимается данным процессом кассир или бухгалтер, назначаемый ответственным за ведение книги с помощью специального приказа. Он представлен материально ответственным лицом. В его обязанности входят следующие действия:

  • грамотное заполнение кассовой книги;
  • выдача и прием денег или иных материальных ценностей и ценных бумаг;
  • принятие и выдача разной подотчетной документации;
  • заполнение доходных или расходных кассовых ордеров, которые требуются при выдаче зарплаты или премий;
  • контроль над разными кассовыми операциями.

Деятельность кассира контролируется со стороны главного бухгалтера предприятия. Если бизнесмен является индивидуальным предпринимателем, то он самостоятельно занимается заполнением этого документа.

Правила заполнения

Каждый человек, назначенный ответственным лицом за заполнение данной документации, должен разбираться в том, как вести правильно кассовую книгу. Для этого учитываются следующие правила и требования:

  • вносятся данные в документацию на основании специальных указаний, выпущенных Центральным банком;
  • допускается вести документ в бумажном или электронном виде;
  • используются для этих целей исключительно бланки, обладающие строго установленной формой;
  • не допускается пользоваться собственной формой, разработанной работниками отдельной фирмы, так как по закону нужно применять единый формат;
  • начинается новая книга ежегодно, поэтому в конце года с ее помощью можно определить, какое количество средств было заработано и потрачено компанией;
  • важно грамотно нумеровать каждый лист книги, поэтому пропуск страниц является грубым нарушением;
  • все страницы обязательно сшиваются, а в конце прописывается количество имеющихся листов;
  • на документе ставится подпись директора предприятия, а также печать компании;
  • если книга ведется в печатном виде, то делается сразу два одинаковых экземпляра.

Во время ведения документации ответственное лицо должно стремиться к тому, чтобы отсутствовали какие-либо помарки, ошибки или исправления.

Особенности для электронных книг

Все реже осуществляется заполнение кассовой книги вручную, так как многие компании предпочитают переходить на электронный документооборот. Поэтому и этот документ заполняется в электронном виде. Чтобы выполнить этот процесс грамотно, учитываются следующие правила:

  • как только документ будет полностью заполнен, он обязательно распечатывается;
  • распечатанная документация сшивается и скрепляется подписью директора фирмы;
  • если в фирме ответственное лицо занимается ведением кассового реестра в электронном виде, то допускается оформлять книгу поквартально;
  • записи должны вноситься ежедневно назначенным лицом;
  • обязательно указывается в начале дня остаток денег на счете, а в конце дня подводится итог на основании проведенных операций за один день работы;
  • любые операции, реализуемые в течение дня, обязательно указываются в книге.

К преимуществам использования электронного варианта относится то, что если кассир по разным причинам допустит какую-либо ошибку, то ее можно будет легко и оперативно исправить.

Инструкция по заполнению

Если кассир плохо разбирается в этой работе, то он должен изучить пример заполнения кассовой книги. На самом деле процедура считается оперативной и простой. Для этого нужно только следовать правильной инструкции:

  • начинается книга с титульного листа, где указывается общая информация о предпринимателе или компании;
  • указываются личные данные ИП, представленные его Ф.И.О., датой рождения и паспортными данными;
  • если заполняется документ в компании, то приводится ее наименование, юридический адрес и другие значимые реквизиты;
  • на титульном листе указывается период, за который ведется документация;
  • далее заполняются обычные листы книги, предназначенные для внесения сведений обо всех операциях, реализуемых в течение рабочего дня;
  • каждый листок имеет две части, которые могут легко отрываться;
  • сверху приводится дата внесения сведений, а также номер листка;
  • дальше располагается таблица, в которой имеется 5 столбиков;
  • в таблице указывается номер документа, субъект, от которого были получены деньги или которому были выданы средства, номер счета, а также размер прихода и расхода;
  • в конце приводится остаток на начало и конец дня;
  • если после заполнения таблицы остаются пустые строки, то они должны перечеркиваться с помощью большой буквы Z, чтобы в будущем невозможно было внести какие-либо недостоверные сведения в кассовую книгу;
  • в конце листа ставится подпись кассира, занимающегося ведением документации.

Образец заполнения кассовой книги можно изучить ниже.

Правила исправления сведений

Нередко в процессе ведения документации ответственные лица допускают какие-либо ошибки. Заполнение кассовой книги считается простым процессом, но всегда существует вероятность, что будут внесены неправильные сведения. В официальной документации не приветствуются разные описки или опечатки, а также исправления.

Любое исправление может признаваться в компании нарушением, поэтому за него ответственное лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности. Допускаются только мелкие ошибки, которые не связаны с указанными суммами и не влияют на подводимый итог. Как исправить ошибки? Для этого учитываются следующие правила:

  • неверные данные просто зачеркиваются;
  • сверху пишутся верные сведения;
  • правильно исправленная ошибка заверяется подписью ответственного кассира и бухгалтера, который занимается проверкой документации;
  • если же выявляются ошибки, связанные с размером остатка, то полностью перечеркивается лист, имеющийся в книге, после чего ставится отметка о его аннулировании;
  • после зачеркивания одного листа производится заполнение второго листа.

Именно кассир несет ответственность за правильность заполнения документа, поэтому если им допускаются серьезные ошибки, то важно составить специальную служебную записку на имя главного бухгалтера компании.

Данная записка рассматривается специально созданной комиссией, после чего вносятся нужные изменения. Бухгалтер формирует справку о внесенных корректировках. Только после этого производится аннулирование страницы.

Правила сшивания

Кассир, назначенный в качестве ответственного за ведение документации, должен разбираться не только в правилах заполнения кассовой книги, но и в особенностях ее сшивания. Все листы обязательно нумеруются и прошиваются. Для этого используются качественные специальные нитки. После их завязывания они должны находиться с обратной стороны документа.

К узлу приклеивается небольшая бумага, содержащая информацию о количестве листов. Информация заверяется печатью компании, после чего лист подписывается директором.

Особенности ведения

Индивидуальные предприниматели могут не заниматься ведением кассовой книги, но они должны вести учет своих расходов и доходов.

Поэтому наиболее актуально для этого воспользоваться именно этим документом. Если бизнесмен пользуется кассовой книгой, то он обязан следовать правилам ее оформления.

Не требуется указывать лимит остатка кассы, а также предпринимателями не составляются кассовые ордера.

Компании обязаны следовать всем требованиям, предъявляемым к этой документации. Если будут иметься ошибки или нарушения, то это может стать основанием для более тщательной проверки со стороны работников ФНС.

Образец заполнения кассовой книги вручную можно изучить ниже.

Можно ли не распечатывать электронный документ?

Компании имеют право вести кассовую книгу в электронном виде без распечатки. В этом случае предприятие полностью переходит на электронный документооборот. В качестве основания для заполнения кассовой книги выступает любая финансовая операция, совершаемая в фирме.

Возможность вести документацию исключительно в электронном виде появляется только после покупки компанией определенных технических средств. Именно они обеспечивают защиту данных от мошенников и хакеров. При их использовании гарантируется, что ответственное лицо никаким образом не сможет допустить ошибку. Дополнительно документация защищается от потери сведений.

Все электронные образцы книги непременно подписываются с помощью электронной подписи, которая должна отвечать условиям ФЗ № 63. Электронная версия немного отличается от бумажного документа по внешнему виду, но в ней содержатся те же строки и столбцы.

Если предприниматель принимает решение перейти полностью на электронную версию книги, то он должен подготовиться к серьезным тратам, связанным с приобретением дорогостоящего оборудования. Выбранный кассир должен уметь работать с этой техникой.
Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.