Порядок формирования и хранения кассовых документов

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Порядок формирования и хранения кассовых документов

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: http://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Порядок оформления и хранения кассовых документов

Порядок формирования и хранения кассовых документов

Хозяйствующие субъекты вправе осуществлять безналичные/наличные расчеты. Однако оборот наличных денег подлежит строгому учету. Кассиры/бухгалтера обязаны использовать первичные кассовые документы. Нарушение установленного порядка грозит предприятию серьезными штрафами. Оформление кассовых документов субъектами малого предпринимательства может происходить по упрощенной схеме.

Что такое приходно-кассовый ордер

Приходно-кассовый ордер – это бланк строгой отчетности. Форма № КО-1 заполняется при поступлении наличных денег в кассу предприятия. Она используется в условиях ручной обработки данных, а также при использовании средств вычислительной техники

Порядок ведения кассовых документов

Ведение учетной документации осуществляется с учетом предписаний Центробанка. Ответственность за проводимые операции по кассе возложена на кассиров.

В малом предприятии ответственным является директор, главбух или иное уполномоченное лицо. Подобное распределение обязанностей оговаривается в соответствующем положении. Порядок ведения кассовых документов ИП также закрепляется документально.

Центробанк допускает комбинирование электронного и бумажного документооборота. Если оформление кассовых документов происходит онлайн, то кассир/главбух должен иметь ЭЦП. Они обязаны регулярно проставлять подписи в кассовых документах.

Причем в отношении наличных денег для предприятий предусмотрены лимиты по кассе. Разница передается в банк. На ИП данное правило не распространяется. Они вправе держать наличность в кассе без ограничений.

Правила оформления учетной документации

Порядок оформления кассовых документов:

  • бумажный носитель заполняется шариковой ручкой. Также можно использовать печатную машинку. Электронный вариант подразумевает использование компьютера и принтера;
  • право подписи кассовых документов имеет главный бухгалтер и кассир. При отсутствии главбуха, ответственным за оформление кассовых документов становится руководитель;
  • отрывная квитанция недействительна без штампа «Оплачено»;
  • в пустых полях ставится прочерк.

Особенности оформления отдельных КД

Нюансы документального оформления движения наличности на предприятии:

  1. Кассовая книга. Она обязательно прошивается, нумеруется и опечатывается. Нумерация кассовых документов должна присутствовать на каждом листе. В конце книги указывается количество листов и ставится подпись ответственного лица. Книги должна иметь отрывную часть – отчет кассира в конце дня. Она отрывается после завершения всех операций.
  2. КВД. Ее уместно заполнять, если в штатном расписании предусмотрено более одной должности кассира.
  3. Штампы на РКО/ПКО. Центробанк не оговаривает отдельно формат оттиска штампа. Оттиск «Оплачено» проставляется на отрывной квитанции к ПКО. «Погашено» ставится на платежных ведомостях. Его используют при утере/отсутствии штампа «Оплачено».

Исправления в кассовых документах

Бланки строгой отчетности не допускают исправлений. Никаких помарок быть не должно. Использование корректоров запрещено. Действия при наличии ошибки:

  1. ПКО/РКО. Кассир должен перечеркнуть испорченный ордер и составить другой. Перечеркнутый бланк прикладывается к отчету по кассе за день.
  2. Кассовой книге. Исключаются подчистки и корректирующие жидкости. Надпись с ошибкой нужно аккуратно зачеркнуть, над ней указать достоверную цифру или текст. Рядом на свободном поле делается запись «Исправлено». Потом ставится дата правки, подпись ответственных лиц с расшифровками. Подобные действия нужно проделать со всеми экземплярами.

Правила хранения кассовых документов

Порядок и место хранения кассовой документации определяет руководитель предприятия. Он должен также обеспечить условия сохранности бланков строгой отчетности.

Как ведется учет кассовых документов? К началу очередного рабочего дня вся первичная документация за предыдущие сутки должна быть подшита. Кассир должен придерживаться нумерации бухгалтерских счетов. Сначала подшиваются кассовые документы организации по дебетовым счетам, затем кредитовым. Все листы нумеруются.

Срок хранения

Срок хранения документов по кассовым операциям несколько отличается:

  • бухгалтерское законодательство – учетная документация должна храниться 5 лет.
  • налоговое законодательство – срок хранения кассовых документов в архиве предприятия составляет 4 года.

Целесообразнее ориентироваться на максимальный срок. Причем отсчет времени начинается не с момента создания документа. За основу берет год, в котором были сформированы кассовые и бухгалтерские документы.

По истечении установленного срока уничтожать бумаги можно не всегда. Подобные действия допустимы, если за это время была проведена полная проверка кассовых документов. Иначе документацию придется хранить дольше.

Примечание. Срок хранения платежных ведомостей без лицевых счетов составляет 75 лет (ст.412 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Ответственность за хранение

За несоблюдение сроков хранения учетной документации предусмотрена административная ответственность:

КоАППравонарушениеШтраф (тыс. руб.)Кто наказывается
ст.15.11Отсутствие КД в течение сроков хранения, на момент проведения аудита5–10Должностное лицо
Повторное правонарушение10–20 или 1–2 года дисквалификации
ст.13.20Нарушение правил хранения, комплектации, учета или использования0,1–0,3Граждане
0,3–0,5Должностное лицо

В 2019 году Госдума одобрила поправки в ст.15.15.6 КоАП РФ. Изменения коснулись ответственности за нарушения, связанные с бюджетной отчетностью:

  • непредставление или представление с нарушением сроков – от 10000 до 30000 руб.;
  • незначительные искажения отчетных данных – от 1000 до 5000 руб.;
  • существенное искажение показателей отчетности – от 5000 до 15000 руб.;
  • грубое искажение отчетных данных – от 15000 до 30000 руб.

Возможности 1С Бухгалтерия 8.3

Практически повсеместно в организациях используется программа 1с Предприятие. Одной из ее конфигураций стала система 1С: Бухгалтерия 8.3. Она позволяет автоматизировать бухучет.

Программа формирует универсальный реестр «Кассовые документы». Из него осуществляются все основные операции с деньгами.

Оформление кассовых документов на основе реестра позволяет полно и точно отображать сведения по проведенным операциям, проводки по розничной выручке.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

По закону инвентаризация денежных средств и контроль кассовых документов проводится перед составлением годовых отчетов. За несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрена ответственность. Виды нарушений:

  • расчеты наличными сверх лимитов;
  • наличие сверхлимитных денежных средств;
  • не оформленные наличные деньги в кассе;
  • отступление от порядка работы с наличностью.

Мера ответственности (ст.15.1 КоАП):

НарушительШтраф при несоблюдении кассовой дисциплины и расчетов наличностью (тыс. руб.)
Должностное лицо4–5
Организация40–50
ИП4–5 или предупреждение

Должностные лица также несут ответственность в рамках ст.120 НК РФ. За отсутствие первичных документов во время аудита предусмотрен штраф – 10 тыс. руб.

Заключение

Правила приема-выдачи наличных денег в кассу предприятия предполагают заполнение ПКО и РКО, КК, журнала регистрации кассовых документов. За нарушение правил бухгалтерского учета закон предусматривает ответственность в виде штрафа.

Источник: https://vawilon.ru/porjadok-oformlenija-i-hranenija-kassovyh-dokumentov/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.