Первичные кассовые документы это

Содержание

Первичные кассовые документы

Первичные кассовые документы это

Отдельно для организаций постановлением Госком­стата России от 18.08.98 № 88 утверждена унифициро­ванная (единая) форма кассовых документов. Касса принимает наличные деньги по “Приходным кас­совым ордерам”

(форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом. При этом вносителю выдается квитанция к приходно­му кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации.

При получении денежных средств в банке по чеку бухгал­тером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека, свидетельствующей о выполнении банком приказа организации.

Выдача наличных денег производится по“Расходным кассовым ордерам” или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на вы­дачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера (форма № КО-2).

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном листе платежной ведомости должна быть сделана разрешительная надпись руководителя предприятия и главного бухгалтера; срок выдачи; общая сумма.

По истечение трех дней выплаты кассир в платежной ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, делает запись “депонировано”, составляет реестр депонированных сумм, а на титуле ведомости указывает выплаченную и депонированную суммы, скрепляя эти данные своей подписью. Затем бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму.

Никаких подчисток и ис­правлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выда­ются только в день составления этих документов.

При­ходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или по­лучающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выпи­савшим документ.

При выдаче денежных средств по до­веренности они прилагаются к расходному кассовому ор­деру или ведомости на выдачу средств.

По мере выполнения кассовых операций кассир обя­зан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью “ОПЛАЧЕНО” или “ПОЛУЧЕНО” (число, месяц, год).

До передачи в кассу на исполнение кассовые доку­менты записываются бухгалтером в специальном “Журна­ле регистрации приходных и расходных кассовых ордеров” с указанием кодов причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств (см. Приложение).

Кассовая книга

Кассовая книга – это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу.

Листы в книге номеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации.

На последней странице книги делается надпись: “В настоящей книге всего пронумеровано __ листов” и проставляются подписи главного бухгал­тера и руководителя организации (см. Приложение № 5).

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры дол­жны быть отрывными, они служат отчетом кассира.

Под­чистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бух­галтера.

Разрешается ведение кассовой книги с исполь­зованием вычислительной техники; регистрация исполни­тельных кассовых документов в кассовую книгу произво­дится сразу после получения или выдачи денег.

В книгу вносятся данные об остатке денег в кассе на начало дня, перечень всех приходных и расходных операций с указанием документа и суммы, остаток денег в кассе на конец дня.

По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бух­галтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре).

Испорченные кассовые ордера заменяют новыми. Испорченный лист “Кассовой книги” ни в коем случае не выдергивается, а остается на своем месте , перечеркивается и заполняется новый.

Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий и стипендий кассир обязан:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости про­тив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: “Депонировано”:

б) составить реестр депонированных сумм:

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомо­сти сделать надпись о фактически выплаченных и подле­жащих депонированию суммах, сверить их с общим ито­гом платежной ведомости и скрепить надпись своей под­писью.

Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом. то на ведомости дополнительно делается надпись: “Деньги по ведомости выдавал (подпись)”. Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается:

г) записать в кассовую книгу фактически выплачен­ную сумму и поставить на ведомости штамп: “Расходный кассовый ордер № …”.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделан­ных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выдан­ных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на их общую сумму составляет­ся один расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их до­кументы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной).

Подчистки или исправления в этих документах не допускают­ся.

С целью создания условий для внезапного проведения ревизий кассы кассир обязан независимо от календарного периода сдачи в бухгалтерию отчета (за один, три, пять дней и т. д.) ежедневно подсчитывать обороты за день и остаток на конец дня в кассовой книге.

Предыдущая234567891011121314151617Следующая

Дата добавления: 2015-11-20; просмотров: 1320; ЗАКАЗАТЬ НАПИСАНИЕ РАБОТЫ

ПОСМОТРЕТЬ ЁЩЕ:

Источник: https://helpiks.org/5-110829.html

Что относится к первичной документации в бухгалтерии 2020

Первичные кассовые документы это

Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.

Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.

Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.

Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик.

Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться.

  Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.

Хранение первичных документов

Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.

Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид.

Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам.

Электронные документы заверяют электронной подписью. 

Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.

Первичные документы делятся по стадиям бизнеса

Все сделки компании можно разделить на три этапа:

Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.

Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:

  • Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
  • Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.

Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:

  • товарной накладной;
  • товарным чеком;
  • актом выполненных работ или оказанных услуг.

Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020

Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:

  • Договор.
  • Счет на оплату.
  • Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности.
  • Товарная накладная.
  • Акт выполненных работ или оказанных услуг.
  • Счет-фактура.

Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.

Формирование первичной бухгалтерской документации

Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

  • Название документ.
  • Дата создания.
  • Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
  • документа или хозоперации.
  • Натуральные и денежные показатели.
  • Данные ответственных лиц.
  • Подписи сторон.

Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.

Рассмотрим первичные документы подробнее.

Договор

При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.

Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.

Счет на оплату

Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.

Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать.

Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки.

Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.

К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.

Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем. 

Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.

Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.

Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.

Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.

Счет-фактура

Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.

Счет-фактура содержит:

  • данные продавца и покупателя;
  • информацию о товаре, его стоимости и количестве;
  • подписи ответственных лиц.

Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.

Источник: https://kontur.ru/bk/spravka/492-pervichnaya_dokumentaciya_vbuxgalterii

Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Первичные кассовые документы это

Согласно законодательству РФ, предприятия и организации обязаны вести бухгалтерский учет всех хозяйственных операций. Для решения данной задачи используются первичные документы. Подтверждение факта совершения операций с наличными в кассовом узле предприятия также осуществляется с применением первичных документов.

Виды кассовых документов

Рассмотрим основные виды кассовых документов (далее КД) и какие обязательные реквизиты они могут и должны содержать.

Виды в зависимости от характера операций:

  • приходные;
  • расходные;
  • регистры учета, содержащие регистрационную и обобщенную информацию из первичных КД, перечисленных выше.

На законодательном уровне (постановление Комстата РФ №88), утверждены такие виды КД:

  • приходный кассовый ордер — № КО1 (далее по тексту ПКО);
  • расходный кассовый ордер — № КО2 (РКО);
  • кассовая книга — № КО4 (КК);
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов — № КО3 (ЖР);
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств — № КО5 (КВД).

Выделяют основные обязательные реквизиты документов, перечисленных выше, а именно:

  • название;
  • дата его составления;
  • наименование его составителя, проще говоря название организации/предприятия;
  • содержание операции;
  • количественные и денежные измерения операции;
  • должность лиц, совершивших и оформивших;
  • подписи лиц, упомянутых выше.

Основные требования к оформлению

В связи с тем, что утвержденные и упомянутые выше КД отличаются друг от друга рассмотрим правила оформления каждого.

Особенности оформления ПКО:

  • суть операции вносится в строчке «Основание»;
  • общая сумма НДС вписывается в строчке «В т.ч.» в цифровом выражении. Эта строчка не может быть пустой. В случае если налог не применяется вписывается фраза «без (НДС)»;
  • данные о дополнительных подтверждающих документах (при наличии) вписываются в ПКО в строчке «Приложение».

При заполнении РКО необходимо учесть следующие нюансы:

  • наличие дополнительных документов (например, доверенности) вносится в строчку «Приложение» с обязательным указанием даты и номера;
  • строчка «Основание» предполагает отражение содержания расходной операции;
  • наличие подписи руководителя необязательно, если она присутствует на прилагаемом документе. Пример, если подпись директора предприятия присутствует на приказе вместе с резолюцией «Разрешаю» или «Согласовано», то РКО может быть принят в работу без его подписи.

Отдельно рассмотрим вопрос требований к проставлению штампов на РКО и ПКО. Согласно Указанию ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14 г. о ведении кассовых операций не оговорены обязательные требования к оттиску штампа, как это было ранее до 2014 г.

Ранее использовались штампы «Оплачено» на приходном ордере и «Погашено» на расходном. Действующие правила подразумевают только обязательное проставление штампа на отрывной квитанции к ПКО. Таким образом, штамп «Оплачено» может проставляться на квитанции к ПКО.

Наличие оттиска «Оплачено» — это подтверждение фактического внесения денег и их оприходование.

Что же касается штампа «Погашено»:

  • он проставляется на ведомостях, например, при выдаче по ним зарплаты сотрудникам;
  • может использоваться вместо «Оплачено», например, в случае утери штампа или его отсутствия по другой причине.

Существует 3 основных правила как оформить КК:

  1. Прошить.
  2. Пронумеровать. Суть: на каждом листе ставится нумерация (последовательный порядковый номер).
  3. Опечатать. Суть: необходимо указать сколько листов содержится в КК согласно проставленной нумерации и заверить данную надпись. Данная надпись ставится в конце книги и считается заверенной при наличии подписи директора и главбуха.

Форма КК предполагает наличие 2-х частей. Причем вторая часть отрывная. Она служит отчетом кассира в конце дня и может быть оторвана только после окончания всех операций.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Само название отвечает на вопрос, для чего предназначена данная форма, а именно присвоение порядковых регистрационных номеров кассовым документам.

Предполагает заполнение такой информации:

  • № ПКО/РКО, дата и сумма в российских рублях в цифровом выражении;
  • столбики «Примечание» заполняются, если в этом есть необходимость.

Заполнение КВД оправдано при наличии в штате организации должностей нескольких кассиров, в том числе старшего.

Особенности оформления КВД:

  • отражается сумма, переданная старшим кассиром подчиненному работнику в строчке «Выдано» или «Сдано»;
  • в обязательном порядке проставляются подписи обоих лиц в строчках «Деньги получены».

Какие обязательные правила и требования необходимо соблюдать при оформлении первичных КД:

  1. Проставление подписей главбуха и кассира является обязательным.
  2. Обязательное наличие штампа на отрывной квитанции – «Оплачено».
  3. Печать (штамп) на РКО не проставляется, но обязательным является наличие подписи получателя.
  4. Оформление КД может быть как на бумаге, так и в электронном варианте.
  5. Электронный вариант документа оформляется с применением спец. техники (компьютера, принтера).
  6. Бумажный вариант заполняется вручную шариковой ручкой, чернилами или при помощи печатной машинки.
  7. В пустых строках, не содержащих информацию, проставляется прочерк.

Главбух — ответственное лицо в вопросе составления КД. При его отсутствии, руководитель становиться лицом ответственным за оформление кассовых документов, которое осуществляют под его контролем.

Исправления в КД

Главное правило или требование к КД, которое следует выделить – это отсутствие исправлений в учетных регистрах.

КД не должны содержать исправления, помарки. На практике встречается внесение исполнителями правок в документ с применением корректирующих жидкостей. Такие действия не допускаются.

Рассмотрим основные варианты как могут быть внесены исправления в кассовые документы:

  1. Ошибку допустили в ПКО или РКО.

Запрещено вносить исправления каким-либо образом (вручную, зачеркиванием, замазыванием). Единственным решением в таком случае будет перечеркнуть ПКО/РКО с ошибками и составить новый. Испорченный (перечеркнутый) ордер подкладывается к отчету по кассе за день. Осуществлять операцию расхода или приема денег на основании испорченного документа запрещается.

  1. Допущена ошибка в Журналах или Кассовой книге.

Запрещено использование корректирующей жидкости, подчистки.

Допускаются исправления, внесенные следующим образом:

  • неверно внесенная надпись зачеркивается, так чтобы ошибочную надпись после этого можно было прочитать;
  • над зачеркнутой надписью вносятся исправления путем прописывания верной суммы или текста;
  • возле исправленного или на свободных полях документа проставляется надпись: «Исправлено» и обязательно подписывается всеми лицами, ответственными за ведение и формирование КД;
  • подписи расшифровываются, а также указывается дата внесенной правки;
  • исправления вносятся во все экземпляры.

Хранение КД

Организовывает и осуществляет процесс, определяет места хранения и утверждает порядок формирования и хранения кассовых документов в организации руководитель. Он должен обеспечить такие условия хранения, чтобы документы были в сохранности на протяжении всего срока, установленного законодательством.

Общие требования в части сроков хранения установлены в ФЗ «О бух. учете», согласно которому, первичные документы и регистры КД хранятся в архиве не менее 5 лет. По истечении установленного срока они могут быть уничтожены, но при условии, что по ним нет споров, действующих судебных разбирательств.

Следует отметить, что срок 5 лет считается от даты не создания документа, а от даты отчетного года, в котором они были сформированы.

Хранение может быть организовано как в архиве на предприятии, так и с привлечением специализированных фирм. Они осуществляют хранение на договорной и платной основе столько лет, сколько вам потребуется.

Выше упомянутым законом установлено, что при ведении кассовых операций в электронной форме — срок хранения электронных носителей также должен составлять столько же, как и бумажных — не меньше чем 5 лет. Исключением являются платежные ведомости, по которым получают зарплату работники. Они хранятся 75 лет.

Хранение КД должно осуществляться на основании следующих правил:

  1. Документы необходимо сшивать в разрезе каждого дня. Срок формирования сшива не позже следующего рабочего дня.
  2. Внутри сшива КД должны быть подобраны согласно такого порядка: по возрастанию номеров бухгалтерских счетов. В последовательности в первую очередь по Дт счета, а затем по Кт.
  3. Все листы сшива подлежат проставлению нумерации.
  4. При передаче в архив формируется опись с указанием количества и названия сшива КД, может проставляться статья, согласно утвержденной в организации номенклатуры.

Источник: http://IPprof.ru/buhgalteriya/kassa/kassovye-dokumenty.html

Контрольно-кассовая дисциплина в 2020-2021 году (порядок ведения кассовых операций)

Первичные кассовые документы это

Кассовая дисциплина – словосочетание, хорошо знакомое как ООО, так и индивидуальным предпринимателям. Ведь в коммерческой деятельности практически невозможно обойтись без наличных денежных расчетов. И речь не только о доходах, когда вы принимаете оплату, но и расходах.

Например, покупка канцелярии, оплата почты, нотариуса – чаще всего подобные траты оплачиваются наличными. Любые расходы наличных, по Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, должны обязательно фиксироваться в кассовой книге. Простыми словами, соблюдать кассовую дисциплину – значит записывать: какое количество наличных денег вы внесли в кассу и какое количество взяли.

Что за зверь такой – контрольно-кассовая дисциплина, кто обязан ее соблюдать и как, чем грозит несоблюдение предъявляемых к ней требований? Разберемся с этим.

Кассовая дисциплина. Что это такое?

Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.

Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.

О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.

Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.

Главные правила кассовой дисциплины для ИП и ООО

Вот что к ним относится:

  • Оформление кассовых документов. На каждое поступление и каждую выдачу наличных составляются соответствующие документы.
  • Соблюдение лимитов кассы. Нельзя вылезать за назначенный максимальный остаток наличности в кассе в завершении трудового дня. Лишнюю сумму надо обязательно отправить в банк.
  • Следование правилам выдачи наличных денег сотрудникам. Проще говоря, тратить наличку разрешается только на определенные цели.
  • Соблюдение лимита расчетов наличными между двумя юрлицами. Размер суммы в 100 тысяч рублей за один договор определен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.

Кому необходимо соблюдать кассовую дисциплину

Соблюдение кассовой дисциплины предписано всем ИП и ООО независимо от наличия/отсутствия контрольно-кассовой техники и применяемой СНО. Узнать, кто может не применять онлайн-кассы в 2021 году можно из нашей статьи.

С июня 2014 года у ИП появилась возможность вести кассовую дисциплину в упрощенном порядке. Теперь они избавлены от необходимости соблюдать лимит остатка кассы (кстати, это действует и для небольших организаций с годовым доходом не более 800 млн рублей и с численностью работников не более 100), формировать кассовые документы, вести кассовую книгу.

Предпринимателям необходимо только делать оформление документов при выплате зарплаты (расчетно-платежные и платежные ведомости).

Кассовые документы

Все кассовые операции проводит кассир или другой работник, назначенный руководителем юрлица или предпринимателем из числа своих сотрудников. Он наделяется соответствующими полномочиями.

Оформление кассовых документов является обязанностью главного бухгалтера, или сотрудника, с которым заключен договор на ведение бухгалтерского учета. Однако этим может заниматься и руководитель ООО или непосредственно сам индивидуальный предприниматель.

Для всех кассовых документов в 2021 году действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО формируется в одном экземпляре по форме КО-1, ОКУД 0310001 при каждом поступлении наличных денег в кассу организации, например:

  • платежи от покупателей, заказчиков,
  • возврат,
  • внесение денег (для выплаты зарплаты, командировочных, от учредителей в уставной капитал).

Ордер 0310001 состоит из двух частей: отрывной квитанции и самого ордера. Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером, кассиром, заверяется печатью и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам ордер остается на хранение в кассе.

Если наличность оформляется фискальным чеком или бланком строгой отчетности (БСО), то согласно п. 4.1 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У кассиру разрешается составлять один приходный ордер на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день, подтвержденную этими документами.

Форма ПКО заполняется от руки, либо на компьютере (тогда распечатывается и подписывается).

В 2021 году почти все организации и ИП при расчетах обязаны применять онлайн-кассы (исключения перечислены в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Поэтому при приеме наличных денег за товары или услуги оформление ПКО не отменяет оформление кассовых чеков.

МТС Касса – это готовое решение для любого бизнеса, соответствующее всем требованиям 54-ФЗ.

Взять в аренду

Расходный кассовый ордер (РКО)

Каждая выдача наличных денег из касс организаций происходит по расходному кассовому ордеру по форме КО-2, ОКУД 0310002.

РКО формируется в одном экземпляре, подписывается всеми ответственными лицами и сотрудником, получающим денежные средства. Принимая документ, кассир проверяет правильность оформления расходного ордера, наличие всех подписей и документ, удостоверяющий личность сотрудника.

По указанию Банка России наличная выручка расходуется только на строго определенные цели. Ордер 0310002 выдается на:

  • оплату поставщикам, подрядчикам,
  • выплату зарплаты,
  • социальные отчисления,
  • покупку канцтоваров,
  • возврат денег (при отказе от товара, оплаченного наличными).

ПКО и РКО действительны именно в день оформления. При их заполнении не допускаются даже самые незначительные исправления и помарки. Организации и ИП должны вести учет приходных и расходных ордеров, т. е. заносить их в специальный журнал регистрации ордеров (форма КО-3).

Кассовая книга

В этом обязательном бухгалтерском документе осуществляется письменное ведение учета всех поступлений и расходов наличных денег, проходящих через кассу организации.

Для кассовой книги утверждена форма КО-4, но можно использовать и свою форму. Документ выглядит как бумажный журнал с титульным листом и листами со специальной таблицей. Книга должна быть прошнурована, пронумерована и заверена печатью.

Записи ведет кассир на основании каждого РКО и ПКО, сформированных за день.

По завершении работы кассир обязан соотнести данные книги и ордеров, вывести сумму остатка наличных денег по кассе и закрепить все подписью.

Дальнейший контроль осуществляет главный бухгалтер и тоже расписывается в книге. Если за весь рабочий день никаких операций по кассе не происходило, то заполнять документ нет необходимости.

Кассовая книга ведется в одном экземпляре (даже при разных СНО), но при наличии у компании выделенных подразделений, каждое из них ведет свою кассовую книгу. Копии ее листов передаются в главный офис в нужные сроки, установленные организацией.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Такая книга заполняется по форме КО-5. Ее надо заполнять в том случае, если трудятся несколько кассиров, и один из них исполняет обязанности старшего кассира. В книге учета фиксируется любой факт передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами в период рабочей смены и подтверждается их подписями.

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость

Данными документами оформляется выдача сотрудникам заработной платы, премий, стипендий и другие выплаты.

Ведение кассовых документов допускается не только в бумаге, но и в электронном виде. Во втором случае документы оформляются с обеспечением их полной защиты от неправомерного доступа и подписываются электронными подписями.

Стоит сказать, что книга учета БСО, КУДиР, документы, необходимые при использовании кассового оборудования (журнал и отчет кассира), не причисляются к кассовой дисциплине.

Установление лимита по кассе

После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.

Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).

В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.

Ограничение наличных расчетов

Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.

Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.

Деньги на личные нужды

Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.

Налоговая проверка кассовой дисциплины

С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.

Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.

Что будет за нарушение правил кассовой дисциплины

Несоблюдение правил кассовой дисциплины штрафуется по статье 15.1 КоАП РФ:

  • От 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и ИП;
  • От 40 до 50 тысяч рублей для юридических лиц (организаций).

Также согласно статье 14.5 КоАП РФ предусматривается ответственность в виде штрафа за неприменение ККТ:

  • для должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей;
  • для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

Как контролировать деньги в кассе и работу кассира

Чтобы осуществлять контроль денег в кассе и работу кассира, необходима онлайн-касса с личным кабинетом. При наличии интернета, предприниматель может зайти в личный кабинет через любой браузер и увидеть выручку в кассе за день, сколько денег в кассе на текущий момент, остаток денег в кассе, кому осуществлялись выдачи денежных средств, возвраты, продажи.

https://www.youtube.com/watch?v=qjbTfygmUaU

Такой личный кабинет есть у всех МТС Касс. Более того, в МТС Кассу сразу встроен товарный учет, что еще больше облегчает работу магазинов и контроль владельцам.

Предприниматели, которые перешли на кассы МТС, отмечают, что практически полностью избавились от постоянных недостач и излишков в кассе. Появился порядок с товарными запасами, каждая позиция учтена и отслеживается, есть прозрачная картина по заказам товаров.

Почему предприниматели останавливают свой выбор на онлайн-кассах МТС

MТС Касса 7″

Экран 7″

Печать чека за 7 сек

Подключение сканера, весов

Заказать

МТС Касса 9″ ЕГАИС

Экран 8,9”

Печать чека за 3 сек

Внешний 2D фотосканер

Заказать

МТС Касса 12″

Экран 12”

Скорость печати до 160 мм/сек

ОС Android, Wi-Fi, Bluetooth, 3G

Заказать

МТС Касса 5″

Экран 5,5”

Печать чека за 6 сек

Встроенный 1D/2D фотосканер

Заказать

  • Бесплатное обновление ПО в автоматическом режиме.
  • Формирование чека без интернета. При восстановлении соединения касса автоматически отправит сохраненные данные в ОФД.
  • Расширенный функционал.
  • Встроенный функционал по приему быстрых платежей. Экономия на эквайринге.
  • Встроенный товарный учет.
  • Работает с ЕГАИС, маркированными товарами, ФГИС Меркурий.
  • Удаленный контроль торговли со смартфона.
  • Техподдержка 24/7.
  • МТС Кассу можно взять в аренду с последующим выкупом.

Получить консультацию по продуктам МТС Кассы вы можете у нашего специалиста. Оставьте заявку и он свяжется с вами с ближайшее время

Оставить заявку

Источник: https://kassa.mts.ru/blog/law/kontrolno-kassovaya-distsiplina-dlya-ip-i-ooo/

Кассовые документы

Первичные кассовые документы это

Кассовые документы – это те документы, которые кассир обязан оформлять в связи с движением наличных денег в кассе. Из этой статьи вы узнаете, какие существуют кассовые документы и их основные особенности.

К кассовым документам относятся следующие:

  • Приходный ордер;
  • Расходный ордер;
  • Журнал регистрации бумаг на поступление и расход;
  • Кассовая книга;
  • Книга, в которой учитываются выданные и полученные кассиром деньги;
  • Авансовая отчетность;
  • Расчетно-платежная ведомость;
  • Отчетность кассира-операциониста;
  • Данные о показаниях счетчиков ККМ к прибыли;
  • Журнал, который ведет кассир-операционист.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Кассовые ордера

Ордера бывают двух видов: на приход и на расход. Как не трудно догадаться по названию, приходные используются при поступлении денег, а расходные – при выдаче. Ордер составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается либо главным бухгалтером, либо уполномоченным сотрудником.

К приходнику прилагается чек, который должны подписать кассир и бухгалтер. Также, на нем должна быть проставлена печать организации. Он выдается лицу, внесшему в кассу деньги.

Более подробно о приходном ордере читайте в статье.

Более подробно о расходном ордере читайте в статье.

Регистрационный журнал документов

Кассовые бумаги по приходу и расходу должны быть учтены в специальном журнале. В нем проходят регистрацию, как ордера, так и заменяющие их документы (платежные ведомости, заявления на выдачу денежных средств и прочие). Бланк журнала можно найти в статье.

Кассовая книга

Данная книга необходима для того, чтобы учитывать выдачу денег и их поступление. Все страницы книги необходимо пронумеровать, а саму книгу прошнуровать и заверить штампом. На последней странице записывается общее количество листов книги.

Каждая страница делится на две части. Одна, имеющая горизонтальную линовку, заполняется как первый экземпляр, а другая – как второй. На обоих экземплярах проставляется одно число. Первый остается в книге, а второй является отрывным, он является отчетным кассовым документом.

https://www.youtube.com/watch?v=1zBnXi6pXgQ

Записывать кассовые операции начинают на лицевой стороне неотрываемой части после графы «остаток на начало дня». Сначала лист сгибают по отрезной линии, подкладывая отрывной лист под тот лист, который остается в книге.

Подробнее о ведении кассовой книги читайте в статье.

Книга учета денежных средств

В этой книге ведется учет выданных и полученных денежных средств. Также, применяется для учета кассовых бумаг.

Авансовая отчетность

Эта отчетность нужна для того, чтобы учитывать деньги, которые выданы на хозяйственные затраты. Этот документ оформляют работник бухгалтерии и подотчетный сотрудник в одном экземпляре.

На оборотной стороне отчета должен быть указан список документов, которые могут подтвердить, что расходы были произведены. Это могут быть различные квитанции, билеты на транспорт и так далее. Также, эти документы нужно приложить к отчету, и пронумеровать их в той последовательности, в которой они указаны в отчетности.

Расчетно-платежная ведомость

Данная ведомость оформляется при выплате зарплаты сотрудникам компании. Ее составляют бухгалтерские работники в одном экземпляре. Сотрудникам начисляют заработную плату согласно сведениям, указанным в первичных документах по учету отработанного времени.

Отчет кассира

Данную отчетность составляет кассир-операционист. Он вносит туда сведения о показаниях контрольно-кассового аппарата и выручке за день. Кассиры должны составлять такой отчет каждый день. После составления отчет подписывается и вместе со всей выручкой сдает его управляющему компании.

Если компания маленькая, кассиры сдают деньги инкассаторам. При передаче денежных средств должны быть оформлены соответствующие банковские документы.

Более полную информацию об отчете кассира можно найти в статье.

Сведения о показаниях счетчиков ККМ

Данные сведения необходимы для формирования сводной отчетности о показаниях счетчиков ККМ. Такой сводный отчет нужно составлять каждый день, он будет являться приложением к справке-отчету кассира. Его составляет старший кассир и передает бухгалтерию компании вместе со справкой-отчетом и ордерами.

Журнал кассира

В данном журнале ведется учет приходных и расходных операций по каждой ККМ. В журнале каждая страница должна быть пронумерована, а сам журнал полностью прошнурован. Делать записи в таком журнале могут только кассиры-операционисты. Записи должны быть сделаны в хронологическом порядке шариковой ручкой и без исправлений.

Советы по заполнению

  1. Если сумму необходимо указать прописью, сделать это нужно с большой буквы. Копейки пишут цифрами.
  2. Документы могут заполняться как на компьютере, так и вручную.
  3. Неверно заполненные сведения в кассовых бумагах можно корректировать. Делается это таким образом.

    Неправильную запись перечеркивают аккуратной линией. Над ней или рядом с ней делают правильную запись. Здесь же пишут «верить исправленному». Возле этой записи должны поставить свои подписи управляющий компании и главный бухгалтер.

  4. Если в документе есть помарки, описки и исправления корректором, он признается недействительным.

Сколько нужно хранить кассовые документы

В бухгалтерском и налоговом законодательстве существуют различные мнения по поводу сроков хранения кассовых документов.

В соответствии с налоговым законодательством, кассовые бумаги должны храниться в архиве компании четыре года. Бухгалтерское законодательство сообщает, что такие бумаги должны храниться, как минимум, пять лет. Министерством культуры также установлен срок хранения документов пять лет.

Таким образом, ориентируясь на максимальные сроки, кассовые бумаги должны храниться в архиве не менее пяти лет. При этом стоит учесть, что уничтожать документы можно только при условии, что за эти пять лет проводилась ревизия. Если ее не было, бумаги уничтожить нельзя даже по прошествии пяти лет.

Сроки хранения кассовых документов необходимо соблюдать, так как за их нарушение предусмотрены следующие штрафы:

  • Для ответственных за хранение сотрудников – от двух до трех тысяч рублей;
  • Для граждан – от двухсот до трехсот рублей.

Источник: https://okbuh.ru/kassovye-operatsii/kassovye-dokumenty

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.